يقصد بفهرسة النص القدرة على تحديد موقع كلمات محددة ومصطلحات معينة ومراجع، وما نتذكره من خلال وثائق أو ملفات، وتبدو هذه الحالة من الفهرست الذي يقدم في نهاية الكتاب طريقة مختصرة للقارئ الذي يرغب في النظر إلى مفهوم معين أو قضية. ويستطيع برنامج فهرس الكمبيوتر تزويد الباحث بالذهاب مباشرة إلى مكان معين في . البيانات حيثما وجدت الكلمة أو المرجع المستخدم. وفضلاً عن ذلك يستطيع بنقرة استعراض فئات الصفحات. ويزود هذا النمط من برامج الكمبيوتر الباحث بالقفز من أحد الأحداث إلى الاسم التالي أو البديل. وبالتماثل يظهر الموقع متضمناً اسم النشرة راسم الملف ورقم الصفحة. وأحياناً لا يكون هناك وضوح كافي لتحديد الموقع الخاص بكلمات أو مصطلحات معينة، فتستطيع برامج معينة تزويدنا برؤية كلمة محددة في سياقها مباشرة وهو ما يعرف الكلمة الدليلة في السياق "Key word in context.

وتستخدم الكلمة الدليلة في السياق أيضاً للتعرف على أنواع الكلمات التي تدور حول "الكلمات الدليلة" لتحديد وحدة النص. وقد تكون الكلمات الدليلة كلمة واحدة أو مجموعة كلمات اختارها الباحث. ويستطيع أيضاً تحديد عدد الكلمات في سياق معين، وبإمكانه عمل ذلك على الجانبين من الشاشة أو جانب واحد. وبالإضافة إلى ذلك يتضمن بحث "الكلمات الدليلة" تحديد المرادفات واستخدم علامات إحلاليه Wild Cards، وهو ما يعني إحلال كلمات معينة بأخرى مثل علامة الاستفهام؟. إذ يمكن إحلالها بحرف واحد فقط. وتستطيع أن تجد أي كلمة تبدأ أو تنتهي بحروف معينة.

وتتضمن عملية البحث أيضاً اختبار المرادف، وتكرار الكلمة، فبغض النظر عن طبيعة البيانات الكيفية (مقالات صحف ومقابلات منسوخة ووثائق سياسية... الخ)، تكمن نقطة بداية استفادة الباحث الكيفي في اختبار المرادفات المستخدمة في المناقشة والحديث وكتابة الموضوعات والنظريات والقضايا ذات الاهتمام، والتعرف على الكلمات والمصطلحات وتعبيرات اللغة العامية وهكذا، وكذلك التعرف على الاختلافات الموجودة في المرادفات المستخدمة من قبل المبحوثين أو الوسيلة مقارنة بباحثين آخرين أو وسائل مختلفة، والتعرف أيضاً على أكثر الكلمات المستخدمة المتكررة وهي : متساوية في معناها، وكذلك الكلمات أو المصطلحات المستخدمة بدون انتظام، والتعرف على المصطلحات الجديدة أو المفهومات التي تضاف دائما.

وتستطيع برامج الكمبيوتر في هذه الحالة تزويدنا بقائمة تفصيلية عن كل كلمة استخدمها الفرد في جسم النص. وتسمح بتجديد قائمة الكلمات المستثناة أو الكلمات العامة التي لا يمكن حصرها مثل "يكونون" "ويكون" و "كانوا" و "يملك" و "ملك" و "أنا" و "أنت" و "هو" و "هي" و"نحن" و "هم". ويعتبر برنامج المفهرس " كونکرودر CONCORDER نموذجاً لهذا الغرض.

ولما كانت برامج الكمبيوتر قادرة على اختيار مرادف الكلمات وتكرارها نجحت أيضاً بقوة وفاعلية في فحص الكلمات المرتبطة أو المتجهة إلى الظهور في السياق، فالأحداث والكلمات المرتبطة تقدم مفاتيح هامة وإشارات إلى إطار فكري أو أيديولوجي للنص، وعلى سبيل المثال من الواضح وجود اختلافات في قول "الكحول" أو "مخدر فاسد" عندما نناقش المصطلح في ضوء " العلاج" و"الصحة" و "المرضى" و " المهارات الاجتماعية" أو "البدائل" في ضوء "الانحراف" و "الجريمة" و "قانون موضع التنفيذ" و "عقاب". إن تحليل الأحداث باختصار ربما يساعد في كشف الطرق العامة التي تكون بمثابة مفتاح لوصف خصائص النص ومميزاته واختلافاته.