إذا كان أحد أهم أهـداف إدارات العلاقات العامة هـو الإعلام عن أهداف المنشأة وأوجه نشاطها ومحاربة الشائعات الضارة بهذا النشـاط، وشـرح سياسة المنشأة لجمهور العاملين والمتعاملين معها، والعمل على كسب تأييد وثـقـة الـرأي العام عن طريق إمداده بالمعـلومات الـصحيحة والبيانات والحـقـائق والمشروعات والخدمات التي تؤديها المنشأة، فإن هذه الإدارات كثيراً ما تصـدر مـنشـورات أو بـيانات يـتـم توزيعها داخلياً العاملين في المـنـشـأة أو المؤسسة) أو خارجيا المتعاملين مع المنشأة أو لوسائل الإعلام المختلفة لكي تحقق هـذه الأهـداف أو تعـمـقهـا لـدى جـمـهـورها المستهدف.

ولكي تحقق منشورات وبيانات العلاقات العامة هذه الأهداف لابد أن يتم كتابتها بلغة واضحة وسلسة خالية من أي غموض بحيث لا تحدث أي لبس أو إيهام لدى الجمهور المستهدف.

وقد حدد أ.د. على عجوة في كتابه القيم «الأسس العلمية للعلاقات العامة » خمس صفات أساسية ينبغي توافرها في أي منشور أو بيان أو رسالة تصدرها إدارة العلاقات العامة، وهذه الصفات هي:

1 - الانقرائية

2 - الانسيابية

3- الرشاقة

4 - الوضوح

5 - التلوين