ماهية نظام المعلومات:

يمكن تعريف نظام المعلومات في إطاره الضيق هو كل نظام للتسجيل و الاسترجاع، بينما في إطاره الواسع و الشامل فهو يعتبر :" مجموعة من الأفراد و التجهيزات و الإجراءات و البرمجيات، وقواعد البيانات تعمل يدويا أو أوتوماتيكياً أو آلياً على جمع المعلومات، و تخزينها و معالجتها، و من ثم بثها إلى المستفيد".

يمكن اعتباره كصورة مبسطة للمنظمة و محيطها، هذه الصورة يجب أن تبين:

- هيكلة النظام؛

- تطور النظام (من خلال الأنشطة)؛

- أنشطة النظام.

يكون دوران المعلومات في إطار نظام المعلومات حسب عدة قنوات، قد تكون قنوات رسمية تظهر من خلال الهيكل التنظيمي للنظام، أو غير رسمية لا تظهر في الهيكل التنظيمي للنظام، دوران المعلومات يعبر عنه كمخطط للمعلومات. يضم نظام المعلومات حول التدفقات (منتوج مخزن، منتوج مباع،...)، العالم الخارجي (زبائن، موردين، تنظيم المؤسسة، القيود القانونية، قوانين، تنظيمات،...).

- نظام المعلومات الإداري:

لقد أطلق الباحثون في ميدان أنظمة المعلومات مصطلحات مختلفة على نظام المعلومات الإداري، مثل: " نظام معالجة المعلومات"، أو "نظام معالجة البيانات"، أو "إدارة موارد المعلومات" أو بكل اختصار "نظام المعلومات". و لكن هذه المصطلحات برغم اختلاف تسمياتها إلا أنه تتقارب في مفاهيمها و معانيه، بل و تكاد تتطابق عند بعض المؤلفين، و هذا ما يمكن التماسه من خلال التعاريف التالية: 

• نظام المعلومات هو مجموعة من الإجراءات التي يتم من خلالها تجميع (أو استرجاع)، تشغيل، تخزين، و نشر المعلومات بغرض دعم صنع القرار و تحقيق الرقابة في المنظمة. 

• نظام المعلومات عبارة عن تجمع للأفراد، أدوات و معدات تشغيل البيانات، ووسائل الإدخال والإخراج، و معدلات الاتصال، و ذلك لإمداد الإدارة و العاملين من خارج الهيئة الإدارية بالمعلومات الدقيقة و الشاملة المرتبطة باحتياجات هذه الفئات، و في التوقيت المناسب لتخطيط و تشغيل و مراقبة عمليات المنظمة.

• نظام المعلومات هو النظام الذي يستخدم الأفراد و إجراءات التشغيل، و نظم المعالجة المختلفة لتجميع و تشغيل البيانات و توزيع المعلومات في المنشأة حيث احتياجات المستفيدين.

• نظم المعلومات الإدارية هي نوع من أنواع أنظمة المعلومات المصممة لتزويد إدارتي المنظمة بالمعلومات اللازمة للتخطيط و التنظيم و الرقابة على نشاط المنظمة، أو لمساعدتهم على اتخاذ القرارات.

• نظم المعلومات الإدارية هي النظم الرسمية و غير الرسمية التي تمدّ الإدارة بمعلومات سابقة وحالية و تنبيهه في صورة شفوية أو مكتوبة أو مرئية للعمليات الداخلية للمؤسسة الدقيقة والواضحة، و في إطار الوقت المناسب لمساعدتهم على إنجاز العمل، و الإدارة و اتخاذ القرارات.

إن تحليل التعاريف السابقة، يمكن أن نستخلص أن نظام المعلومات الإداري يمكن أن يكون نظاماً رسمياً يجمع و يوزع المعلومات وفق برامج و قنوات محددة (الاجتماعات الرسمية، الخطابات...)، أو نظاماً غير رسمي يجمع و يوزع المعلومات عبر قنوات غير رسمية (مثل الاتصال الشخصي غير الرسمي...). كما يجب أن تكون هناك أهداف يسعى نظام المعلومات الإداري  إلى تحقيقه، و ذلك باستعمال وسائل يدوية (القلم و الورق) أو آلية (الحاسوب و ملحقاته)، أو أنظمة تحليل و برمجيات حديثة، وهذه الأهداف تتمثل أساساً في مساعدة الإداريين في أداء أعمالهم (مثل المراقبة، المتابعة، والتنسيق...)، و مساعدة المديرين في اتخاذ قراراتهم.