جـ) ملف المخزون Inventory Record
هو العنصر الأساسي الثالث لمدخلات نظام MRP وهو يترجم الأوامر الجديدة (الأوامر المجدولة المستلمة) والتعديل على تواريخ التسليم. ويرى (2003,397,waller) إن ملف المخزون هو السجل المكتمل لكميات كل المواد الموجودة في الخزين و تفصيل هذا يبين التعاملات، الاستلام ، المصروفات، المواد التالفة ، تخطيط الأوامر الأوامر التي تم إطلاقها ، تقدير مواعيد التسليم ، كمية كل المواد للطلبات ، ومكان الطلب.
ويحتوي سجل الخزين على الفقرات الآتية ( 2010,571,Kralewaski,et.al):
1- الاحتياجات الإجمالية :Gross Requirement
2- الكميات المجدول استلامها Scheduled Receipt
3- المخزون المخطط للاحتفاظ به Projected on Hand Inventory
4- الأوامر المخطط إكمالها Planned Receipts
5- إطلاق الأوامر المخططة Planned Order Releases
ويبن (639, 2006,Chase, et al) مثالا لملف مخزون الشكل (1-6) حيث يحتوي الملف على ثلاث مجاميع من البيانات وكالاتي:
أ) مجموعة البيانات الأولية
وتشمل بيانات رئيسة عن المخزون من حيث خزين الأمان ، الكلف المعيارية ، وقت الانتظار ، الوصف ، رقم الجزء ،الصنف، الاستعمال في السنوات السابقة، دورة الإعداد، كمية الطلب، المؤشرات، البيانات الجارية ،حسم النفايات ... وما إليه.
(ب) مجموعات موقف المخزون
وتشمل البيانات المتعلقة بحالة المخزون مثل تخصيص الاحتياجات الإجمالية ، الكميات المجدول استلامها الموجود ، الكميات المخطط لها.
جـ) مجموعة البيانات الثانوية :
وتشمل البيانات المتعلقة بالمنظمة مثل تفاصيل الشراء، الأعمال المعلقة، المدققون ، ملف الحفظ.
