أنواع الاتصالات: communication Types Of  

ان الاتصالات الادارية يمكن تصنيفها الى : ⁽²⁰⁾  

أولاً : الاتصالات الرسمية (Formal Communications)

وهي التي تحددها أو تتطلبها قوانين وأنظمة المنظمة الرسمية، مثال ذلك نقل الأنظمة والقوانين واللوائح نفسها وإيصالها إلى وحدات ، أقسام، وفروع المنظمة ليعمل بموجبها، نقل التعاميم، التقارير، القرارات..الخ. 

وتهدف الاتصالات الرسمية إلى تحديد وتوضيح الإجراءات الكتابية الخاصة مثلاً بإعداد وحصر الطلبات والشكاوى، وذلك بتفصيل كبير بمعنى أن الاتصالات الرسمية توضح الطريق الذي يسلكه الطلب أو الشكوى، والمعلومات الواجب الحصول عليها وطبيعة العمل الواجب تأديته وتحديد النماذج والمستندات وما تحويه من معلومات وبيانات وذلك بصورة قاطعة مما ييسر أمر هذا الاتصال .

وتستخدم الأتصالات الإدارية التقارير الدورية، حيث يطلب من موظف الاتصالات إعداد تقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو سنوية عن نشاط قسم الاتصالات وإنجازاته، وعن طريق هذه التقارير يتيسّر للرؤساء التعرف على اختيار مرؤوسيهم وتوفر معلومات وبيانات غالباً ما يكونون بحاجة ماسة إليها وتحدد الاتصالات الإدارية شكل الاتصال ومضمونه، في الحالات التي لا يخضع فيها الاتصال إلى نموذج معين، عندما يلتزم بقواعد معينة تتضمن التعليمات إعداد التقارير وحجمها وتوقيعات المسئولين عليها.  

وتتخذ الأتصالات الإدارية ثلاثة أشكال تميزها عن غيرها هي :

1- الاتصالات الهابطة (Downward Communications) وهي الصادرة من القيادة العليا في المنظمة إلى الإدارة الوسطى والتنفيذية وتكون مهمة هذا الشكل في نقل التوجيه والقرارات والمعلومات والشرح والتعاميم..الخ.

2 ـ الإتصالات الصاعدة (Upward Communications) ويوجه هذا الاتصال من المستويات التنفيذية إلى الإدارة الوسطى والعليا في المنظمة ناقلة معها المعلومات Feed Back عن نتائج أعمال المنظمة ونشاطاتها والعقبات التي تواجه التنفيذ .

3- الاتصالات الأفقية (Horizontal Communications) ويعني وجود فقرات مفتوحة بين المسويات الإدارية، الأقسام والوحدات المختلفة فالمعلومات تنساب في كل اتجاه طبقاً لمقتضيات العمل ولزيادة التنسيق  بين أطراف المنظمة بما يخدم ويحقق الهدف الذي أنشئت من أجله .

ومهما كان شكل الاتصالات فإنها قد تكون كتابية أو شفهية، فالاتصالات الكتابية تعمل كوسيلة تسجيلية دائماً تمكّن لمستقبل الرسالة العودة إليها كلما استدعت الحاجة لذلك، وقد تكون بعض المعلومات كثيرة مما يستوجب تسجيلها وتبويبها وتصنيفها والرجوع إليها إذ دعت الحاجة.

والاتصالات الشفوية تأخذ صورتين إما مباشرة وجهاً لوجه أو من خلال المحادثات التليفونية. فالاتصالات المباشرة تشمل التوجيهات واللقاءات بين الرئيس ومرؤوسيه وتعتبر من أهم الاتصالات الفعالة، حيث تتيح لجانبي الاتصال تبادل المعلومات والآراء والأفكار وإعطاء فرصة للمرسل  لمعرفة ردود الفعل من المستقبل للمعلومات سواء كان رداً كلامياً أو من خلال تقاسيم الوجه أو الإيماء . 

ثانياً : الاتصالات غير الرسمية (Informal Communications) وهي التي تتم بين منسوبي المنظمة الواحدة أو مع أعضاء المنظمات الأخرى، مثل هذا النوع من الاتصال لا يحكم بأنظمة وقواعد وقوانين محددة، وهناك العديد من الطرق التي تأتي منها المعلومات عن طريق الاتصالات غير الرسمية، مثل اللقاءات غير الرسمية في أي مناسبة من المناسبات التي تسمح بنقل المعلومات بين الأفراد، ولا يعني هذا أن الاتصالات غير الرسمية لابد أن تتم في غير أوقات العمل أو خارج المنظمة، ولكن المقصود هو الوصول إلى المعلومات من خارج منافذ الاتصالات الرسمية أو بعيداً عن خطوط تحددها وتدعمها السلطة الرسمية.

إن الاتصالات غير الرسمية تستند إلى نفس العلاقة مع السلطة المستمدة من انتماء الفرد إلى الجماعة وبعكس الحال في الاتصالات الرسمية التي تستند إلى السلطة الرسمية، ويتميز نظام الأتصالات غير الرسمية بالحركة والتغيير نظراً لأنه لا يخضع لنظام محدد من قبل أو لترتيب مسبق يحدد أطراف الاتصال الرسمية في كثير من المواقف حيث يزيد من سرعة انتقال المعلومات ويخفف من عبء التفاصيل عن رئيس المنظمة، ويمهد الطريق إلى تذليل الصعوبات أو العراقيل التي تقف في طريق الأداء والتطوير، يمكن عن طريقه جمع كثير من المعلومات والبيانات التي يتعذر أحياناً على الاتصال الرسمي استيفاؤها، ينمي الشعور بالانتماء لدى العاملين عن طريق تفهّم تفاصيل العمل، ويستخدم كثيراً في إزالة عوامل الانفعال والتوتر والقلق والكبت النفسي وتهيئة جو العمل عن طريق إتاحة الفرصة للتنفيس عما يشغل أذهان العاملين من مشاكل ومتاعب، ويحقق التوازن مع المتغيرات المحيطة بمناخ العمل بطريقة أسرع وأيسر من أسلوب الاتصالات الرسمية ^{(21) .} 

^{ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ} 

20 ـ علي عبد الوهاب، معوقات الاتصال في الجماعات ، أنواعها وطرق عـلاجها، (الرياض: مطبوعات معهد الإدارة العامة ، ۱۳۹۸هـ)، ص۲۵.

21- Lutra and Allen, Op. Cot, P. 109. 

مواضيع ذات صلة

مـعوقـات الاتـصالات الإداريـة Obstacle Of Administrative communication

الاتـصالات وصـناعـة القـرار Communication & Decision Making

الشـروط المطلوبـة فـي إداريـي الاتصـالات

عـناصر عمليـة الاتـصال The Elements of communication

مـفهوم الاتـصالات الإداريـة The Concept Of Administrative communication

خـطوات الاتـصال Phases of communication

أهميـة الاتـصالات The Importance of communication

الأسبـاب التي تدعـو إلى الحاجـة للاتـصال

خـصائص طـبيعـة الاتـصال Characteristics of Communications

الاتصالات الاداريـة (طـبيعـة الاتـصالات The Nature of communication)

معوقات الاتصال الإداري.

كيف يمكن زيادة فعالية عملية الاتصال