أنواع الرقابة:

الرقابة حسب الوقت الذي تتم فيه

هناك ثلاثة أنواع أساسية من الرقابة حسب هذا المعيار:

أ- الرقابة الوقائية -ب- الرقابة المتزامنة ج- الرقابة العلاجية

الرقابة حسب الجهة التي تقوم بها:

يمكن تقسيم الرقابة حسب هذا المعيار إلى نوعين:

أ- الرقابة الداخلية    ب- الرقابة الخارجية

الرقابة حسب الوقت الذي تتم فيه

1ـ عرف كلاً من: الرقابة الوقائية الرقابة المتزامنة، الرقابة العلاجية ؟

الرقابة الوقائية:

تمارس قبل بدء النشاط، وذلك للتأكد من أن العمل يسير باتجاه تنفيذه حسبما خطط له، وأن الموارد المطلوبة للتنفيذ قد تم تخصيصها قبل بدء ذلك النشاط لمنع حدوث الأخطاء أثناء التنفيذ.

الرقابة المتزامنة:

تتم أثناء عملية تنفيذ النشاط. ويتطلب إحكام العمليات الرقابية على النشاط أثناء عملية تنفيذه للحيلولة دون حدوث انحرافات عما خطط له مسبقاً.

الرقابة العلاجية:

يتم بعد تنفيذ النشاط وإنهاء المهمات، ويسمى بالرقابة العلاجية، لأنه يهتم بمعالجة الأخطاء بعد حدوثها. ويركز على النتائج ولا يركز على المدخلات أو النشاطات.

2- ما الذي تتطلبه الرقابة الوقائية ؟

تتطلب طرقاً ابتكارية في التفكير، وروحاً تتسم بالمبادرة الإدارية الفعالة التي تسعى إلى التنبؤ بالمشكلة قبل وقوعها الفعلي.

3 ـ مثالاً يبين ما تتطلبه الرقابة الوقائية؟

في مجال إنتاج الدواء: مستوى عال من الجودة - التأكد من مواصفات المواد الأولية من حيث مطابقتها لمواصفات الجودة المحددة عالمياً – التأكد من جاهزية الأدوات والآلات المستخدمة في إنتاج الأدوية – التأكد من شروط النظافة المطلوبة للمكان والعاملين المعنيين بالإنتاج.

4 - مثالاً يبين ما تتطلبه الرقابة المتزامنة؟

في مجال إنتاج الدواء: مراقبة العمليات والأنشطة للتأكد من صحة العمل وتأدية المهمات حسب الأهداف والمعايير التي تم تحديدها – أخذ عينات من المستحضر الدوائي لغايات الفحوص المخبرية.

5- بين ما تستدعيه الرقابة المتزامنة؟

تصحيح نتائج الأداء بشكل مباشر أثناء العمل لمنع الانحرافات التي تظهر عادة في نهاية العملية الإنتاجية، مما يساعد على تجنب الهدر والأخطاء غير المتوقعة في إنتاج السلع.

6- مثالاً يبين ما تتطلبه الرقابة العلاجية؟

في مجال إنتاج الدواء: فحص المنتج الدوائي بعد انتهاء عملية الإنتاج ومطابقتها مع المعايير المحددة قبل توريدها للأسواق - متابعة سجل التصنيع الذي يحوي جميع الوثائق المتعلقة بالمنتج للوقوف على السبب الحقيقي الانحراف - إن وجد واتخاذ الإجراءات التصحيحية.

فوائد الرقابة العلاجية ؟

أ- تحديد المسؤولية في حدوث الانحرافات.

ب تحديد طبيعة الانحرافات وأسبابها الحقيقية.

ج- تحديد سبل العلاج لتلافي حدوث الأخطاء في المرات القادمة.

د - تقييم ومكافأة الأداء أحياناً ومسائلة من تسبب في حدوث الانحراف أو الخطأ.

الرقابة حسب الجهة التي تقوم بها:

1- الرقابة الداخلية؟

قيام المؤسسة بمراقبة عملياتها ونشاطاتها بواسطة أجهزة داخلية (قسم أو إدارة) وعادة ما يسمى هذا الجهاز باسم قسم أو إدارة التدقيق الداخلي.

2 ـ مهمات الرقابة الداخلية؟

أ- الكشف عن مدى استفادة الإدارة من الموارد البشرية والمادية والمالية والمعلوماتية الموضوعة تحت تصرفها.

ب ـ الكشف عن الأخطاء وسوء التصرف وحالات الانحراف والإهمال، والعمال على إزالتها.

ج ـ الكشف عن الاحتياطات غير المستغلة داخل المؤسسة.

د- الكشف عن الصعوبات التي تواجهها المؤسسة في تنفيذها لخططها المختلفة، والعمل على تذليلها.

هـ- المساعدة في الوصول إلى أعلى مستوى من الفاعلية الممكنة لنظام الحوافز داخل المؤسسة.

3- الرقابة الخارجية ؟

يقوم به أجهزة من خارج المؤسسة، إذ تمارسها أجهزة أو مؤسسات مختلفة تهدف إلى التحقق من قيام المؤسسة بواجباتها نحو المجتمع بالشكل الصحيح.

4 ـ  مهمات الرقابة الداخلية؟

أ- الاطمئنان إلى أن تصرفات الأفراد العاملين في المؤسسة لا تشكل إخلالاً أو خروجاً عن القواعد أو القوانين المقررة.

ب ـ أن أداء المؤسسة ككل يسير بشكل صحيح نحو الأهداف الاجتماعية والاقتصادية المتوخاة من حيث الكم والزمان والأساليب المستخدمة.

5 ـ  تتولى مهمة الرقابة الخارجية على أداء المؤسسات الحكومية في الأردن عدد من الأجهزة.

ما هذه الأجهزة ؟

أ- أجهزة الرقابة التشريعية، أجهزة الرقابة القضائية، أجهزة الرقابة الإدارية وبعض الوزارات (وزارة الصناعة والتجارة، ووزارة المالية، وغيرها) وبعض الدواوين ( مثل ديوان المحاسبة، وديوان الخدمة المدنية.... وغيرها).

ب- قيام البنك المركزي الأردني بالرقابة على المصارف التجارية والمؤسسات المالية.

أدوات الرقابة :

1 ـ إلى ماذا يهدف اختيار الأدوات الأكثر ملائمة لأهداف الرقابة؟

انجاز وظيفة الرقابة على أفضل وجه - تسهيل مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع - تشخيص الانحرافات ووصف العلاج الملائم.

2- أدوات الرقابة؟

الرقابة على مستوى المؤسسة

1- ما هو هدف الرقابة على مستوى المؤسسة؟

2 ـ التأكد أن المسيرة الكلية للمؤسسة تتواصل حسبما خطط لها.