تعددت التعريفات التي أوردها الكتاب والباحثون لبيان مفهوم حلقات الجودة، ونخلص منها إلى أنها بشكل عام :

وحدات عمل ذاتية من مجموعات صغيرة من العاملين من 4 إلى 10 أعضاء - يؤدون نفس العمل أو يشتركون في عمل واحد، أو منتج معين، ويجتمعون على أساس التطوع وفقاً لجدول منتظم أسبوعياً لمناقشة المشكلات التي يطرحونها للنقاش والمرتبطة بأعمالهم ويدير الحلقة ويوجهها مشرف أو ملاحظ لهؤلاء العاملين عند مستوى خط الإشراف الأول، وهو الذي يتولى تدريب أعضاء الحلقة على الأساليب الأساسية لحل المشكلات؛ بما فيها الوسائل الإحصائية، أو على أسلوب العمل الاجتماعي كفريق ومهمة تلك الحلقة تحديد المشكلات التي تعرقل سير العمل، واقتراح الحلول المناسبة لها، ثم تطبيقها بعد الموافقة عليها وإقرارها من قبل الإدارة.

كما أن حلقات الجودة هي إحدى الأساليب التي ساهمت في تطوير العديد من المنظمات باعتبار أن مهمتها الأساسية هي إيجاد الحلول للمشكلات التي تصادف المنظمات، فكانت في البداية تعرف بـفـرق حل المشكلات، وقد أعطيت لحلقات الجودة عدة تعاريف أكثر دقة نذكر منها:

هي عبارة عن مجموعة من العاملين في اختصاصات متشابهة يعملون طواعية، ويلتقون بمحض إرادتهم ساعة في الأسبوع؛ لمناقشة مشكلات نوعية وإيجاد الحلول المناسبة لها ويتخذون الإجراءات التصحيحية بشأنها لمقابلة الانحراف الحاصل بين المتحقق فعلاً والمخطط له».

هي عبارة عن صيغة من صيغ العمل التعاوني لأداء الأعمال يعتمد على الإمكانيات المتاحة وتوحيد الجهود لتحسين الجودة وزيادة الإنتاجية بصفة مستمرة من خلال فرق العمل».

أو هي عبارة عن مجموعة من الأفراد الذين ينتمون في الغالب إلي مجموعات عمل عادية ويتقابلون معا على أساس اختياري ويجتمعون مع المشرف لمناقشة التحسينات بما يمكنهم من مناقشة تحسين الإنتاجية أو اقتراح طرق جديدة وأفضل لإنجاز الأعمال».

ويمكن أن نستخلص محاور مفهوم حلقات الجودة كما يلي:

- تتطلب مساندة الإدارة لرفع الروح المعنوية للعاملين.

لا تعمل باستقلالية بعيداً عن التنظيم الإداري القائم.

- أحد أساليب الإدارة بالمشاركة مع تطوير شخصية العاملين بالحلقة.

- أسلوب لتنمية الموارد البشرية والتشجيع على الابتكار والتجديد.

- منتدى لحل المشكلات .

ويمكن أن نستخلص الفلسفة التي تقوم عليها حلقات الجودة فيما يلي:

- إيجاد صيغة مناسبة للعمل التعاوني والذي يصل دوماً إلى حل أفضل من ذلك الذي يصل إليه شخص واحد يعمل بمفرده .

- الشخص الذي يتولى وظيفة ما هو أفضل صانع قرارات بشأنها.

- المتخصصون والفنييون ورجال الإدارة العليا ليسوا هم الوحيدين القادرين على الإبداع بل إن هؤلاء الذين هم أقرب إلى المشكلات يكونون على حد سواء وبنفس القدر قادرين على التفكير والإبداع في حل المشكلات.