أساليب التقييم الذاتي للرقابة CSA 

هناك ثلاثة أساليب تستخدم في عملية التقييم الذاتي للرقابة هي:-  

1- أسلوب ورش العمل Workshop Approach. 

2 ـ أسلوب المسوحات ( الاستبانة) Surveys Approach .
3- التحليل لغايات إدارية Management Produced Analyses.

وفيما يلي شرحاً لكل أسلوب من هذه الأساليب:-

أولاً : أسلوب ورش العمل 

هو أسلوب مبسط يتم بموجبه تشكيل فريق عمل يقوم بإجراءات التقييم الذاتي للرقابية، بحيث تتم عملية التنسيق لهذا الفريق من خلال التدقيق الداخلي، ويضم الفريق ما بين ٦ ـ ١٥ عضواً إضافة إلى عضوين من التدقيق الداخلي أحدهم يعمل كمنسق Facilitator والثاني يعمل كاتباً لما يتم الاتفاق عليه، وهناك خمسة اتجاهات يمكن أن تسير ضمنها ورش العمل أثناء قيامها بإجراءات التقييم الذاتي للرقابة هي:

1- أساس الأهداف Objective based.

2- أساس المخاطر Risk based. 

3- أساس الرقابة  Control based.

4- أساس العمليات Process based .

5 ـ أسلوب الموقع Situational approach .

1- ورش العمل وفق أساس الأهداف:

ينطلق هذا الأسلوب من التركيز على مدى تحقيق الأهداف حيث تقوم ورش العمل بموجبه بتحديد الأهداف، ومن ثم تحديد الضوابط الرقابية القائمة الموضوعة لتحقيق هذه الأهداف، وبعد ذلك يتم تحديد المخاطر المتبقية Residual Risk وهي (المخاطر غير المغطاة بضوابط رقابية)، لذلك فإن هذا الأسلوب يقوم على افتراض أن الضوابط الرقابية والمخاطر موجودة أصلاً في النظام، وبالتالي تكون مهمة الفريق التعرف على هذه الضوابط وتقييمها.

2۔ ورش العمل وفق أساس المخاطر :

ويقوم هذا الأسلوب في ورش العمل على تحديد الأهداف ومن ثم تحديد المخاطر التي تواجه تحقيق هذه الأهداف ، وبعد ذلك يتم تحديد الضوابط الرقابية التي تضمن وجود إدارة كافية للمخاطر. وتعتبر هذه الطريقة من أكثر الطرق المستخدمة عالمياً مقارنة مع الطرق الأخرى.

3- ورش العمل وفق أساس الرقابة : 

يعتمد هذا الأسلوب على أساس تقييم مدى تغطية الضوابط الرقابية للمخاطر تحقيقاً للأهداف الموضوعة، حيث يتم تحديد المخاطر والضوابط الرقابية من قبل المدققين أو المنسقين بشكل مسبق وقبل عقد ورش العمل اثناء مرحلة التحضير لعمليات التقييم الذاتي للرقابة، حيث تكون مهمة ورش العمل تقييم كيفية عمل هذه الضوابط للحد من المخاطر.  

يتمثل الفرق بين الأسلوب الأول المبني على أساس الأهداف وهذا الأسلوب بأن الأسلوب الأول تكون الضوابط الرقابية موضوعة أصلاً في النظام ومبنية معه عند التصميم، أما الأسلوب الثالث المبني على أساس الرقابة فيتم تحديد هذه الضوابط خلال المرحلة التحضيرية قبل بدء أعمال ورش العمل.

4- ورش العمل وفق أساس العمليات :

يقوم هذا الأسلوب على أساس تقييم العمليات التي تؤدى الأنشطة من خلالها، مثال ذلك عمليات المشتريات ، والإنتاج، ومنح القرض، وإصدار حوالة مصرفية ... الخ. حيث يقوم فريق العمل بتحديد أهداف كافة العمليات وعلى مستوى النشاط Level Objective-Activity ويتم بعد ذلك تحديد المخاطر والضوابط الرقابية التي تساعد في تحقيق الأهداف.

5 ـ ورش العمل وفق أسلوب الموقع :

يعتبر هذا الأسلوب من الأساليب المبسطة ويتم بموجبه التعامل مع كل مركز عمل بشكل مستقل بحيث يتم من خلال ورش العمل توجيه سؤالين لكل مركز عمل يجب الإجابة عليها :   

السؤال الأول: ما هي العوامل التي تساعد في تحقيق الأهداف ؟

السؤال الثاني: ما هي المعوقات التي تواجه تحقيق الأهداف ؟

وبعد ذلك يقوم المنسق بتجميع وتلخيص الإجابات ويتم مناقشتها ضمن ورش العمل وصولاً إلى الحلول الممكنة لمعالجة المعوقات الهامة.

ثانياً : أسلوب المسوحات ( الاستبانة) : 

يقوم هذا الأسلوب على إجراء عملية التقييم الذاتي للرقابة من خلال تصميم استبانة تتضمن عدداً من الأسئلة التي تحتمل الإجابة بنعم أو لا بحيث يتم تحليل نتائجها وصولاً إلى التقييم المطلوب للرقابة الداخلية.

ويفضل استخدام هذا الأسلوب في الحالات التالية : ـ  

1- عندما تكون ثقافة المؤسسة غير مبنية على الحوار الصريح وبالتالي ، فإن المناقشة ضمن ورش العمل لا تتسم بالمصداقية بين أعضاء فريق العمل نظراً للخوف لدى الأعضاء من إجراءات إدارية ضدهم، لذلك يفضل استخدام أسلوب المسوحات.

2- عندما يكون نطاق عملية التقييم الذاتي للرقابة واسعاً وبحاجة إلى معلومات سريعة بحيث يصعب في هذه الحالة عقد ورش العمل.

3- عندما لا تتوفر لدى المدققين الخبرة والمهارة اللازمة للعمل كمنسقين لورش العمل.

4- عندما تكون المؤسسة ذات حساسية كبيرة للوقت بحيث لا تسمح بوقت طويل لعقد ورش العمل.

ومن الجدير ذكره بأن هذه المسوحات وحتى ينبثق عنها نتائج ذات مصداقية، يفضل أن لا يفصح فيها عن اسم المستجيب.

وفيما يلي أهم مزايا وعيوب هذا الأسلوب:-

المزايا :  

1- نطاق التغطية وفق هذا الأسلوب أكبر.

2 - يتطلب وقت قصير من الأشخاص المعنيين.

3- كلفته أقل قياساً مع الأساليب الأخرى.

4- لا يتطلب هذا الأسلوب مهارات تنسيق للاجتماعات.

العيوب : 

1- عدم جدية المستجيب لاسيما في حالة عدم المتابعة.

2- لا يوجد فرصة لتوضيح الأسئلة ضمن الاستبانة.

3- قد تكون نسبة الاستجابة قليلة.

4- قد تتم الاستجابة من غير الأشخاص المعنيين.

ثالثاً: التحليل لغايات إدارية :  

يشتمل هذا التحليل على الأساليب التي يتم من خلالها تزويد الإدارة بمعلومات عن الوضع الرقابي، وهذا الأسلوب هو أقل الأساليب الثلاثة شيوعاً ويستخدم في حالات معينة منها :

1- الاستبانات التي يتم تطويرها من قبل الإدارة لتقديم الرأي حول إجراءات الرقابة الداخلية.

2- المناقشات التي تتم بين مسؤولي الإدارة المالية لتقديم رسالة التمثيل السنوية المطلوبة من المدققين الخارجيين.

3- التحقيقات التي تتم لاكتشاف سبب حصول احتيال أو سبب فشل ضابط رقابي.

4- تقييم تطبيقات الرقابة الداخلية ضمن الأنظمة الجديدة التي تم تطويرها.