مسؤوليات الرقابة الداخلية   

أشارت الملحقات المرفقة بالإطار المتكامل للجنة المؤسسات الراعيـة COSO الصادرة خلال عام ٢٠١٣ الملحق (ب) إلى مسؤوليات وأدوار الجهات الداخلية والخارجية في المؤسسة تجاه أنظمة الرقابة الداخلية.

وفيما يلي ملخصاً لهذه الأدوار والمسؤوليات وفق ما وردت في الملحق أعلاه:

أولاً: مسؤولية مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه :

مسؤوليات مجلس الإدارة :

- يتحمل المجلس مسؤولية الإشراف على نظام الرقابة الداخلية.

- تحديد التوقعات الخاصة بالنزاهة والقيم الأخلاقية.

- إرساء الشفافية ومبدأ المساءلة تجاه المسؤوليات المتعلقة بالرقابة الداخلية.

ـ الالتزام بمسؤوليته تجاه الحوكمة.

ـ التحقيق بأيـة أمـور ومشاكل تتعلق بالرقابة الداخلية التي تصلهم من خلال قنوات الاتصـال المفتوحة وغير المقيـدة مـع كـافـة المـوظفين والجهات الخارجية ذات العلاقة.

ـ تشكيل اللجان المناسبة للإشراف على جوانب الرقابة الداخلية.

مسؤوليات لجنة التدقيق :

- مساءلة الإدارة العليـا عـن إجـراءات تنفيذها لمسؤولياتها المتعلقة بالتقارير الداخلية والخارجية، والتأكد من اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب، وذلك وصولاً إلى موثوقية القوائم المالية.

ــ الاطلاع على تجاوزات الإدارة العليـا للضوابط الرقابية، أو معايير السلوك من خلال التقارير المرفوعة من التدقيق الداخلي والتحقق من اتخاذ الإجراءات اللازمة حيالها.

ـ الاجتماع مع المدققين الخارجيين بصفة دورية لمناقشة نطاق إجراءات التدقيق المدرجـة فـي الخطـة وهنـاك جلسـات تـتـم بـدون حضـور الإدارة التنفيذية.

وعلى مجلس الإدارة توفير الاستقلالية اللازمة والدعم اللازم للجنة التدقيق وتفويضها الصلاحيات التي تمكنها من القيام بمهامها، كما أن المجلس مسؤول عن توفير الخبرات اللازمة ضمن اللجنة .

لجنة التعويضات:

• تحديد تعويضات الرئيس التنفيذي أو من يشغل منصبه.

• الإشراف على وضع الترتيبات اللازمة لتعويضات الموظفين.

• الإشراف على الإدارة العليا في دورها في تحقيق التوازن بين مقاييس الأداء والحوافز والمكافآت والضغوط المترتبة على أهداف المؤسسة.

• المساعدة في هيكلة ممارسات التعويض لدعم تحقيق المؤسسة لأهدافها.

لجنة الحوكمة :

• الإشراف على اختيار المرشحين لمناصب أعضاء مجلس الإدارة والإدارة العليا.   • التقييم الدوري لأعضاء مجلس الإدارة.

• الإشراف على وضع خطط التعاقب في شغل منصب الرئيس التنفيذي والمناصب القيادية التنفيذية الأخرى.

• تشجيع توجهات أعضاء مجلس الإدارة وتدريبهم وتقييم هياكل وعمليات الاشراف.

لجان أخرى :

قد يكون هناك لجان أخرى داخل مجلس الإدارة مثل لجنة المخاطر التي تتولى الإشراف على تقييمات المخاطر والتركيز على التغيرات في مستويات المخاطر والإشراف على مدى الاستجابة للمخاطر. وغير ذلك من اللجان بحيث تحدد مهام ومسؤوليات كل لجنة.

ثانياً: مسؤوليات الرئيس التنفيذي :  

• إدارة وتوجيه الإدارة العليا لتشكيل القيم والمعايير والهيكل التنظيمي والمساءلة التي تشكل الأساس لنظام الرقابة الداخلية.

• الإشراف على تقييم وإدارة المخاطر التي تواجه المؤسسة.

• التوجيه بتطـوير الضوابط الرقابية وتنفيذها على مستوى المؤسسة .

والعمل على تفويض المستويات الإدارية المختلفة في تصميم وتطبيق وتنفيذ عمليات الرقابة الداخلية على كافة مستويات المؤسسة.

ــ إيصال التوقعـات المتعلقة بالنزاهـة والكفـاءة والسياسات الهامـة والمعلومات اللازمة.

ــ التقييم المستمر لأوجه القصور في الرقابة الداخلية وتأثيرها على فاعلية نظام الرقابة الداخلية من خلال الاجتماعات الدورية مع الشؤون المالية والمخاطر والدوائر الرقابية وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والإدارات الأخرى.

ثالثاً: مسؤوليات المدراء التنفيذيين ضمن الإدارة العليا :

مثل رؤساء القطاعات الإدارية والالتزام المالي وأنظمة المعلومات والقانونية والعمليات والمخاطر....الخ تتلخص في دعم أدوار ومسؤوليات الرئيس التنفيذي فيما يختص بأنظمة الرقابة الداخلية التي سبق الإشارة إليها، بحيث يقوم هؤلاء المدراء بلعب دور هام في تنفيذ إجراءات الرقابة الداخلية وتحديد الموارد المطلوبة والاحتياجات التدريبية وإجراءات الرقابة الداخلية التي تتوافق مع أهداف الوحدات الإدارية. مع مراعاة أن المدير المالي يقوم بتقديم الدعم اللازم للرئيس التنفيذي عن التقارير المالية، بحيث يقوم المدير المالي والرئيس التنفيذي بالمصادقة على مدى فاعلية نظام الرقابة الداخلية على التقارير المالية، وهذا أيضاً ما تطلبه قانون ساربنس واوکسلي Sarbanes & Oxley .

رابعاً: مسؤوليات موظفي المخاطر والرقابة :

يعتبر هؤلاء الموظفون خط الدفاع الثاني لذلك عليهم إدارة المخاطر بكافة أنواعها، وذلك بتوفير مهارات وتوجيهات متخصصة لمدراء الخط الأمامي وغيرهم من الموظفين إضافة إلى دورهم في تقييم الرقابة الداخلية.

وهنا عليهم تحديد المخاطر التي تواجه المؤسسة ومساعدة الإدارة في إدارة هذه المخاطر. 

وعلى رئيس قطاع المخاطر إبلاغ الإدارة العليا ومجلس الإدارة بالمخاطر الهامة التي قد تواجه المؤسسة، والتحقق من أنه يتم إدارتها ضمن الحدود المقبولة، مع ضرورة وجود رقابة كافية.

خامساً: مسؤوليات موظفي الشؤون القانونية والامتثال :   

تتلخص مسؤولياتهم في تحديد مدى تطابق الضوابط الرقابية مع اللوائح والقوانين، ومدى تحقيقها للمتطلبات القانونية الخارجية والمتطلبات الداخلية، وإبلاغ الإدارة العليا بذلك.

سادساً : مسؤوليات الموظفين الآخرين : 

وهم يمثلون خط الدفاع الأول، وتتلخص مسؤولياتهم ضمن مكونات الرقابة الخمسة كما يلي :

ـ البيئة الرقابية : فهم وتطبيق قواعد السلوك المهني الخاصة بالمؤسسة .

ـ تقييم المخاطر: تحديد وتقييم المخاطر التي تواجه تحقيق الأهداف . 

ـ الأنشطة الرقابية: أداء عمليات المطابقة ومتابعة تقارير الاستثناءات وأداء عمليات التفتيش المادية .

ـ المعلومات والاتصالات: إنتاج ومشاركة المعلومات المستخدمة في الرقابة الداخلية.
ـ المراقبة : متابعة عدم الالتزام بأنشطة الرقابة، وإبلاغ المستويات الإدارية المعنية عن أي مخالفات.

سابعاً : مسؤولية المدققين الداخليين :

يمثل المدققون الداخليون خط الدفاع الثالث، وتتلخص مسؤولياتهم تجاه الرقابة الداخلية بما يلي :

ـ تقديم تأكيدات لمجلس الإدارة حول فاعلية الرقابة الداخلية .

ـ تقديم استشارات لمجلس الإدارة والإدارة العليا حول الرقابة الداخلية .

ـ تقييم كفاءة وفاعلية أنظمة الرقابة الداخلية، ومدى استجابتها للمخاطر للتحقق من تحقيق أهداف الرقابة الداخلية وتقديم تأكيد معقول بما يلي : 

- مدى موثوقية ونزاهة المعلومات المالية والتشغيلية .

- مدى فاعلية وكفاءة العمليات والبرامج.

- حماية الأصول.   

- مدى الالتزام بالقوانين والأنظمة واللوائح والسياسات والإجراءات والعقود. 

ثامناً : مسؤوليات المدققين الخارجيين :  

توفير معلومات للإدارة تفيدها في تنفيذ مسؤولياتها الإشرافية من خلال تقارير تشمل:

ـ الملاحظات والتوصيات بشأنها.

ـ نتائج القصور في الرقابة الداخلية التي تم اكتشافها من قبلهم وتوصياتهم بشأن التحسين.

تاسعاً : مسؤوليات الجهات التشريعية والتنظيمية : 

تقوم هذه الجهات بالتأثير في أنظمة الرقابة الداخلية من خلال إجراءات عديدة منها :

- تقديم الحوافز التي تدفع الإدارات لتأسيس أنظمة رقابة داخلية تتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.

ـ توفير معلومات للمؤسسات يتم استخدامها في أنظمة الرقابة الداخلية.

- الإبلاغ عن المخالفات والتحقيق فيها.

عاشراً : مسؤوليات الأطراف الأخرى ذات العلاقة بالمؤسسة :

مثال ذلك العملاء والموردون وغيرهم من الأطراف التي تتعامل مع المؤسسة بإمكانها أن تكون مصدراً جيداً للمعلومات تساعد في تفعيل أنظمة الرقابة الداخلية لدى المؤسسة ومن الأمثلة على ذلك:

- توفير معلومات للمؤسسة قد تستخدم لاكتشاف وتصحيح المخالفات.

ـ إخطار الإدارة العليا بسلوكيات الموظفين الذين يخالفون قواعد السلوك الأخلاقي مثل طلب الرشوة.

ـ توفير بيانات عن السوق تساعد المؤسسة في دعم الضوابط الرقابية لديها.

ـ تزويد المؤسسة بمعلومات عن منتجاتها، أو خدماتها من حيث تدني جـودة الخدمـة، أو المنـتـج مـثلاً أوعـدم تلبية احتياجاتهم بالشكل المطلوب.