أنواع الضوابط الرقابية

يتم بناء الضوابط الرقابية عند تصميم أنظمة الرقابة والتي يتم من خلالها التحقق من أن أهداف المؤسسة قد تَمّ تحقيقها، وتأخذ هذه الضوابط عدة أشكال من أهمها:۔

الضوابط الوقائية  Preventive Controls :

وهي الضوابط التـي يـتم وضعها لاكتشاف الأخطاء والانحرافات قبـل حدوثها لاتخاذ الاجراء المناسب لمنع حدوثها، ويتم بناءها ضمن النظام بحيث تكون جزءاً من الأعمال الاعتيادية للمؤسسة.

ومن الأمثلة الواقعية على هذه الضوابط ما يلي : 

ــ الفصل بين الوظائف المتعارضة مثل فصل مهام المحاسبة عن مهام أمين الصندوق، ومهام ماسك حسابات البنوك لدى الشركة عن مهام الموظف الي يقوم بإعداد تسويات البنوك، ومهام الموظف الذي يقوم بالشراء عن الموظف مستلم المشتريات.

ــ الرقابة الثنائية على الأعمال الهامة مثل المصادقة على العمليات المحاسبية من قبل موظفين اثنين أو أكثر حسب الصلاحيات، وفتح خزنة النقد من خلال مفوضين اثنين أو أكثر، وترحيل العمليات على الحاسوب من قبل موظف معين وتفويض تمريرها من موظف آخر حسب المبالغ.  

ــ سياسة تدريب للموظفين تتناسب واحتياجاتهم وتتوافق مع التطورات التي تتم لدى المؤسسة.

ــ وجود أنظمة ولوائح وتعليمات تفصيلية تُبيّن الإجراءات والخطوات الواجب اتبّاعِها عند تنفيذ العمليات.

ــ الإشراف المباشر من قبل المسؤولين على تنفيذ العمليات.

ــ أرقـام سـرية للدخول إلى أنظمة الحاسوب تخـول فقط المفوضين بالدخول إلى أنظمة الحاسب.

الضوابط الكشفية Detective Controls :

وهي الضوابط التي يتم تصميمها في النظام ليتم من خلالها تحديد الأخطاء والانحرافات عنـد وقوعهـا وتعتبر هذه الضوابط أكثر كلفـة مـن الضوابط الوقائية، وهذه الضوابط ضرورية حيث إنها تقيس مدى كفاءة الضوابط الوقائية إضافة إلى أن بعض الأخطاء من غير المجدي مراقبتها بشكل مسبق. 

ومن الأمثلة على هذه الضوابط ما يلي:

ـ إجراء التسويات بين حسابات البنك في دفاتر المؤسسة وبين الكشوفات الواردة من البنوك، وكذلك المطابقة ما بين حسابات الفروع مع حسابات المركز الرئيسي والبنوك الأخرى أو بين حسابات المركز والفروع.

ـ مصادقات لتعزيز الأرصدة لدى البنوك أو مصادقات لتعزيز أرصدة عملاء الذمم المدينة .

ـ الجرد الفعلي للنقدية والمخازن والعهد .

ـ وجود وحدات رقابية ضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة مثال ذلك الوحدات التي تراقب الحركات الشاذة في الحسابات، أو الصلاحيات أو أقسام التسويات ومراجعة حوافظ القيود المحاسبية، أو إدارة المخاطر وإدارة الامتثال لدى البنوك.

ـ تقارير حاسوبية تبين محاولات الدخول غير المشروع إلى الأنظمة والبرامج.

ـ وجود كاميرات مراقبة في الأماكن الواجب مراقبتها.  

الضوابط التصحيحية Corrective Controls :

وهي الضوابط التي يتم تصميمها في النظام والتي تعمل على التأكد من أن الإجراءات التصحيحية للانحرافات قد تم اتخاذها أو أن هذه الانحرافات لـم تحدث ثانية، وهذه الضوابط تتعامل مع الانحرافات بعد اكتشافها، وحتى تكون هذه الضوابط ذات كفـاءة، على الإدارة وضـع نـظـام يسلط الضوء علـى الانحرافات والأخطاء ومتابعتها لحين تصحيحها وعدم السماح بتكرار حدوثها .  

وهذه الضوابط مكملة للأنواع السابقة حيث أنها تقوم بمعالجة الانحرافات والأخطاء التي تجاوزت الضوابط الوقائية وتم اكتشافها من خلال الضوابط الكشفية.

ومن الأمثلة على هذه الضوابط ما يلي :

ــ وجـود أنظمـة وإجراءات لمعالجة الأخطاء والانحرافـات التـي تـم اكتشافها.

ــ وجود نظام متابعة للتأكد من اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

ــ قيام الإدارة بمراجعة إجراءات التصحيح للتأكد من سلامتها وكفايتها.

إضافة إلى الأنواع الرئيسية الثلاثة السابقة يمكن إضافة نوع رابع من الضوابط وهو الإجراءات الرادعة Deterrent Controls وهي الضوابط التي تشكل رادع لدى الأفراد للقيام بأية انحرافات أو تجاوزات .

ومن الأمثلة على هذه الضوابط ما يلي :

ـ وجود تدقيق داخلي يتمتع بالاستقلالية والكفاءة ويحظى بدعم كامل من لجنة التدقيق في مجلس الإدارة .

ـ وجود لائحة للجزاءات .

ـ وضع إشارات على مناطق معينة بعدم الدخول إليها إلا بموافقة مسبقة .

ـ وجود حراسة على بعض المواقع ذات الخطورة .