أمر اعتماد الصرف (Authorization for Expenditure (AFE
نظراً لكون معظم الأنشطة التي تقوم بها الشركات النفطية في مختلف مراحل استخراج النفط تنفذ في صورة مشاريع Projects، وإن العمل يتم في كل مشروع لفترة طويلة ويحتاج لمبالغ هائلة، فإن الحاجة أصبحت ماسة لإيجاد وسيلة رقابية معينة على ما تنفقه الشركات النفطية من مبالغ. وتتمثل هذه الوسيلة والمتبعة بصورة مطلقة من قبل الشركات النفطية فيما يسمى بأوامر اعتماد الصرف، والتي يتم من خلالها منح صلاحيات الإنفاق حسب الغرض منها على مستوى كل مشروع على حدة، وهو ما يعتبر جزءاً من نظام الموازنة. ويتم تخصيص المبالغ على مستوى أعمال الاستكشاف والحفر والتطوير والإنتاج. والنموذج التالي يعبر عن أمر اعتماد الصرف والخاص بأعمال الحفر والتطوير.
ويستخدم أمر اعتماد الصرف من أجل توثيق التكاليف المتوقعة لمشروع معين، ومن أجل المراجعة من قبل الشركاء في شركة المشاركة Joint Venture Partners والموافقة على البدء في المشروع.
ومن الملاحظ في أوساط الشركات النفطية أنها تقوم بعمل أوامر اعتماد صرف لمختلف جوانب الإنفاق، والتي منها إمّا شراء أصول أو مواجهة أعمال الحفر والإنتاج وإقامة المباني، وغيرها من المشاريع.
وتجدر الإشارة إلى أنه بالنسبة للمفردات البسيطة فلا تحتاج أن يُعمل لها أمر اعتماد صرف AFE، لأن ذلك قد لا يكون عملياً، ولكن يتم الإنفاق استناداً إلى ما يسمى باعتبار أن الهدف الرئيسي هو الرقابة على النفقات، حيث يتم تجميع كافة النفقات بالتفويض الساري المفعول Standing Authorizations، والذي يتم بموجبه اعتماد النفقة وتحديد صلاحية الشخص او الجهة المسئولة عن تنفيذ أعمال معينة، وذلك في اطار الموازنة المحددة مسبقاً لكل مفردة، وبدون الحاجة لموافقة الإدارة العليا بالأسلوب المتبع في نظام أوامر اعتماد الصرف الذي يتطلب موافقة مجلس الإدارة وموافقة الجانب الحكومي ان كان هناك نوع من الشراكة مع الدولة المضيفة.
الخطوات المتبعة في إعداد أوامر اعتماد الصرف AFEs
تتمثل الإجراءات المتبعة في إعداد أوامر اعتماد الصرف AFEs في التالي:
1 - يتم عمل الموازنة لشراء أصل معين، أو إنشاء أعمال معينة قبل سنة على الأقل في بعض الدول لعقود الاستئجار وعقود الامتياز من البدء في العمل.
2 - الحصول على الموافقة للقيام بالأعمال من المستوى الإداري المناسب. وبعد الموافقة على أمر اعتماد الصرف، يعطى لكل منها رقم معين ويسمى المشروع أو العمل الذي خصص له المبلغ بالرقم الذي حدد لأمر اعتماد الصرف. ويتم عمل موازنة للأعمال المطلوبة على مستوى نوع التكلفة Cost Category .
3- يتم تجميع كافة تكاليف المشروع في حسابات أعمال تحت الإنشاء.
4- يتم، لكل مشروع، وبصورة دورية مقارنة التكاليف المحددة في الموازنة على مستوى الحسابات التفصيلية، لمعرفة الانحرافات ودراستها. وقد يتطلب الأمر عمل ملحق لأمر اعتماد الصرف الأصلي المحدد مسبقاً، وذلك بالمبالغ التي تزيد عما حدد في موازنة أمر اعتماد الصرف، وعلى أن يكون مبلغ الزيادة الذي تضمنه الملحق في حدود 10% - 15% وفي حالة وجود شراكة في العقد، فلا يشترط موافقة الشركات على مبلغ الزيادة وتتولى عمل الملحق الشركة العاملة المسئولة عن الإدارة بموجب الصلاحيات المخولة لها في عقد التشغيل Operating Agreement.
وتجدر الإشارة إلى أنه يتم إعداد أمر اعتماد الصرف بطريقة تتفق مع تقسيم الحسابات المساعدة الخاصة بمختلف التكاليف. كما يلاحظ أنه من الناحية المحاسبية لا يترتب على مجرد الموافقة على أمر اعتماد الصرف إجراء أي قيد محاسبي، باعتبار أن الهدف الرئيسي هو الرقابة على النفقات، حيث يتم تجميع كافة النفقات الفعلية ومقارنتها مع تلك النفقات المحددة مسبقاً لمعرفة الانحرافات، وذلك عند الانتهاء من المشروع.
