1- احترام أفكار الآخرين والتعود على ذلك .

2- التركيز على نوعيات الافكار من جديد ، قديم ، مهم ، أقل أهمية ، نقاط الالتقاء ونقاط الاختلاف ، وما هو ضمن الموضوع وما هو خارج عنه .

3. عدم مقاطعة المتحدث.

4- الحرص على إبداء الاهتمام والجدية في متابعة المتحدث .

ولكي يكون الاتصال فعالا يمكن أن يتحقق ذلك من خلال القيام بما يلي :

* اللطف والهدوء في نقل الرسالة الإعلامية : يقول تعالى مخاطبا نبيه محمد (ص) : (ولو كنت فضاً غليظ القلب لانفضوا من حولك)، ويقول الرسول (ص) : (ما كان الرفق في شيء الا زانه وما نزع من شيء إلا شانه).

* الابتسامة اللطيفة أثناء نقل الرسالة الإعلامية : ويقول الرسول : (تبسمك في وجه أخيك صدقة). والمثل الصيني المشهور : (إن من لا يحرص على الابتسام يجب ألا يفتح متجراً).

* الحرص على الشكليات المقبولة وبدون مبالغة مثل نبرة الصوت وارتفاعه وحدته، والسكون.

* الاسماع بدنة واستيعاب الى الرسالة التي ينقها الأخرون اليك : من خلال البحث عن كل ما تحمله الرسالة من معاني.

* الوضوح والتحديد وعدم التعميم أثناء نقل الرسالة الإعلامية. فيفضل عدم التحدث بالعموميات الغامضة.

* التحقق من جدوى الاتصال : من خلال سؤال النفس قبل الدخول في أي عملية اتصال ما الهدف منها؟ اذا كان هدفها واضحاً ويستحق المتابعة فالاتصال هنا امر مطلوب والا كان تركه أفضل.

* ضع مصدر الرسالة في اعتبارك على الدوام : من خلال التعرف على الشخص الذي تود الاتصال به حتى تكون قادرا على ايصال رسالتك له بالشكل الصحيح.

* تصميم الرسالة بما يتناسب مع المستمعين : من خلال اختيار الكلمات والمفاهيم والأفكار التي تجعل الأفراد يتفاعلون مع الرسالة بناء على ما يحملون من خلفية ومعرفة.

* اطرح الأسئلة ثم دع متلقي الرسالة يؤكد لك ان ما فهمه في الواقع صحيح : (هل هذا ما قصدته أنت .. (عفوا .. أنت مهتم ب ...)

* اعرف ما ستتحدث عنه : حيث ان التأثير في الاخرين واقناعهم بما تريد لا بد آن يعتمد على معرفة جيدة وتمكن شديد من الموضع

* إذا خصصت وقتا للتواصل مع شخص فامنحه الاهتمام والانتباه إلى حديثه وشارك فيه عندما ترى في ذلك مصلحة لعملية الاتصال.

* عدم مقاطعة الطرف الآخر في العملية الاتصال مع أهمية الاستماع والانتباه الجيد : فالمقاطعة بمثابة إبلاغ الطرف الآخر بالعبارة التالية : من فضلك اسكت .. فما سأقوله أنا .... هو الأكثر أهمية .

* حاول طرح أفكارك في المكان والوقت المناسبين : فالموقع والإطار الذهني الذي تكون فيه مع الطرف الآخر يؤثر بشكل كبير على مدى حسن استقبال آرائك وقبولها.

* تأكد أن الاتصال وجهاً لوجه هو عملية مستمرة : حيث تشير الدراسات إلى أن إرسال رسالة واحدة يعني أن هناك على الأقل رسائل مختلفة ضمنية.

* على المرسل للرسالة الاهتمام أيضا بمظهره الخارجي وملابسه وهندامه، حتى يكون أثر إقناعا لمتلقي الرسالة الإعلامية.

تذكر أن الاتصال مع الآخرين لا يقوم على الجانب اللفظي فقط بل هو يعتمد أكثر من ذلك على لغة الجسد ونبرات الصوت والشكل التالي يوضح ذلك :

وكمثال على اتصال فعال : الاتصال تلفونيا ويمكن ان يتم من خلال القيام بالاجراءات التالية :

اولا: : ما قبل الاتصال

- حدد الهدف من الاتصال .

- قارن بين التلفون كوسيطة اتصال وغيرها من الوسائل (الوسيلة الافضل) .

- اكتب الرسالة التي تريد إيصالها للطرف الآخر.

- احضر دفتر الملاحظات لكتابة اي ملاحظات أثناء المكالمة.

- إذا كان اتصالك من خلال مقسم او غيره فكن لطيفا مع عامل المقسم.

ثانياً : اثناء الاتصال

- ابدأ بالسلام (التحية).

- كن هادئا .

- عرف بنفسك اولاً .

- الاتصال يشعر الطرف الاخر بالاهمية ، فإذا لم تجد المستقبل فاترك له المعلومات التالية: الاسم ، المؤسسة ، التلفون ، الهدف من الاتصال ، الوقت المناسب لإعادة الاتصال او للرد عليك.

- عليك عدم إضاعة الوقت في المقدمات .

- ادخل في الموضوع مباشرة.

- عليك الاتصال في مكان خال من الضوضاء.

- عندما يرن التلفون لا تغلقه بسرعة لأن المستقبل قد يكون بعيداً عن التلفون.

- إذا رن التلفون فرد عليه بسرعة.

- لا تدع المستقبل ينتظر على التلفون لكي تبحث عن شيء ما ، بل اعتذر وعاود الاتصال معه.

- لا تكن مكالمتك بوجود الضيوف ، بل اعتذر وحدد موعدا آخر للاتصال .

- بفضل الرد على تلفون رئيسك إذا كان خارجا واخبر المتصل بخروجه واستفسر  عن حاجته وقدم له الخدمات.

- كن دقيقا في اخذ المعلومات من المستقبل وبخاصة الارقام وتأكد من دقتها بإعادة قراءتها عليه.

مواضيع ذات صلة

أهمية الاتصال من خلال التلفزيون

الاتصال والإعلام

الاتصال الجماهيري و الاتصال بين فردين

أهداف الاتصال

نظرية الشأن العام في المجتمع والاتصال Public Sphere

شكل يوضح عناصر عملية الاتصال

عناصر عملية الاتصال

وظائف الاتصال عند صالح أبو إصبع

وظائف الاتصال عند دوفلر وبول - روكيش

وظائف الاتصال عند ليزلي مويلر

وظائف الاتصال عند وليبر شرام

وظائف الاتصال عند لازر سفیلد و مومورتن