الفصل الثالث

الاقسام الفنية في البنوك التجاريـة

أولاً : قسم الخزينة

وهذا القسم يمارس عمليات تسلم وتسليم النقود والاحتفاظ بها حسب التعليمات حيث تتكون معظم العمليات المصرفية بالبنوك التجارية من عمليات إيداع سواء كانت في شكل نقدية أو شيكات.

ويجري العمل بالبنوك الكبيرة على تخصيص صراف أو أكثر يتسلم الايداعات النقدية بالحسابات الجارية وصراف أو أكثر بعمليات الصرف من الحسابات الجارية للعملاء، كما يخصص صراف للحسابات التوفير وآخر لحسابات الودائع لأجــــل وباخطار وكذلك صراف لتحصيل الكمبيالات وصراف لعمليات الأوراق المالية وكل هؤلاء تابعون لقسم الخزينة.

وينقسم هذا القسم إلى الوحدات التالية :

ـ الخزينة الرئيسية.

ـ الصناديق الفرعية.

وسوف نستعرض مهمة كل وحدة على حدة وعلاقتها المتداخلة والمتبادلة.

الخزينة الرئيسية

وتعتبر هذه الخزينة بمثابة الخزينة الرئيسية للبنك ويطلق عليها إسم الغرفة الحصينة حيث يودع بها ما تبقى من نقدية لدى الصناديق الفرعية، كما يتم عن طريقها تغذية الصناديق الفرعية صباح كل يوم بالنقدية حتى تغذي بدورها صرافو الصادر باحتياجاتهم اليومية، وتعتبر الخزينة الرئيسية كمرحلة وسيطة بين البنك المركزي  وفروع المصرف حيث تسلم النقد من البنك المركزي وتحتفظ به تمهيداً لتسديد احتياجات الفروع.

وتخضع الحزينة لرقابة مدير البنك شخصياً، حيث يقع على عاتقه تحديد رصيد النقدية الواجب الاحتفاظ به لمواجهة الاحتياجات الطارئة وعلى ضوء ذلك يأمر بتوريد ما يزيد عن الحاجة إلى البنك المركزي أو يطلب سحب مبالغ من رصيد البنك لدى البنك المركزي.

وعلى ضوء ما تقدم يمكن تحديد الوظائف الأساسية للخزينة الرئيسية : - 

1- تحويل الصناديق الفرعية في صباح كل يوم.

2- حفظ أموال البنك وإدارة هذه الأموال.

3- تحويل الفروع عند الحاجة وإستلام الفائض منهم.

4- تنظيم بيانات إدخال وإخراج النقدية وذلك إستناداً إلى إشعارات القيد.

5 ـ جرد الخزينة في نهاية كل يوم وإجراء المطابقة بين الرصيد الدفتري والفعلي.

6 ـ إيداع النقد الفائض عن الحاجة لدى البنك المركزي.

7- استلام النقدية المتجمعة في الصناديق الفرعية.

الصناديق الفرعية

تكون مهمة هذه الصناديق إستلام المقبوضات من العملاء تارة والدفع تارة أخرى وعلى الوجه التالي :-

ــ صندوق المقبوضات ... الوظائف

1- قبض المبالغ من العملاء سواء كانت إيداعات في حساباتهم أو تسديداً لذمم مترتبة عليهم (كمبيالات، تسديد قيم ، وثائق الشحن).

2- تسليم المتجمع من النقد في نهاية اليوم إلى الخزينة الرئيسية.

3- تنظيم المستندات والكشوفات المتعلقة بالمقبوضات.

صندوق المدفوعات ... الوظائف

1- إستلام النقدية اللازمة للصندوق من الخزينة الرئيسية صباح كل يوم.

2 ـ دفع أوامر الصرف والشيكات المقدمة للصرف (الدفع للعملاء).

3- تسليم أو إيداع ما تبقى من نقدية في نهاية اليوم إلى الخزينة الرئيسية.

4- تنظيم المستندات والكشوفات المتعلقة بعمليات الدفع السابقة.

المستندات والسجلات والكشوفات المستخدمة بقسم الخزينة

وهذه تستخدم لإثبات وتنظيم التصرفات المالية للعمليات التي يقوم بها هذا القسم وتتكون من الآتي :

1 ـ مستندات الإدخال والإخراج النقدي من وإلى الخزينة.

2 ـ إشعارات القيد المدينة والدائنة.

3- كشف حركة النقدية الواردة.

4- سجل مخزون البنك من العملات المحلية والأجنبية.

5 ـ قسائم الإيداع النقدي سواء للحسابات الجارية أو الودائع.

6- الشيكات المقدمة للصرف من أصحاب الحسابات الجارية.

7- كشف بحركة النقد الوارد والصادر.

8- سجل الخزينة، بوليصة الخزينة ،  اليوميات السائدة. 

9 ـ فيش مقبوضات النقد.

10 ـ مستندات الصرف وإيصالات الدفع.