وظائف الاتصالات The Functions Of Communication

إن الاتصالات سواء أكانت رسمية (Formal) أم غير رسمية (Informal) هي على درجة كبيرة من الأهمية لتحقيق أهداف أية شركة، وتعتبر عملية الاتصالات في الشركة ضرورية وذلك لتزويد جميع العاملين بالمعلومات الضرورية لتنفيذ مهامهم والأعمال المكلفين بها في الوقت المناسب، ويمكن إيجاز وظائف الاتصالات بما يلي:

1- تبادل المعلومات في جميع الأوقات بين كافة الأطراف في الشركة. فمثلاً يقوم مدير المشروع بشرح سياسة الشركة والعمل للمهندسين ويقوم المهندس بشرح أساليب العمل للعاملين، كما يقوم المهندس بتزويد مدير المشروع بسير العمل في الموقع والمشاكل مع المقاولين من الباطن على سبيل المثال.

2- تعتبر الاتصالات نشاطاً إدارياً واجتماعياً داخل الشركة، بحيث تسهم في نقل المفاهيم والآراء وأية أفكار جديدة عبر قنوات الاتصالات الرسمية؛ وذلك بغرض خلق التماسك بين الإدارات والأقسام وبالتالي تحقيق أهداف الشركة.

3- تعتبر الاتصالات وسيلة رئيسية لتنفيذ النشاطات والفعاليات المختلفة في الشركة، كما أنها وسيلة هادفة لضمان التفاعل والتبادل المشترك للنشاطات المختلفة.

4- يتم من خلال قنوات الاتصال إطلاع مدير المشروع على نشاط مرؤوسيه، كما يستطيع التعرف على مدى تقبلهم لأسلوبه الإداري وطبيعة عمله داخل الشركة لاتخاذ الإجراءات التصحيحية.

5- يمكن من خلال الاتصالات نقل المعلومات (Information transfer) والبيانات والإحصاءات عبر القنوات الإدارية المختلفة بحيث تساهم في اتخاذ القرارات الإدارية وبالتالي تطوير ونجاح الشركة.

6- تعتبر الاتصالات وسيلة رقابة على تنفيذ النشاطات والفعاليات في الشركة.

- مراحل عملية الاتصالات :The Communication Process

تعتبر عملية الاتصالات طريقاً ذا اتجاهين (Two Way Process حيث إن كل شخص في عملية الاتصال هو مرسل ومستقبل للمعلومات التي تشملها هذه العملية. شكل رقم (1) يوضح المراحل الرئيسية لعملية الاتصالات.

شكل رقم 1 مراحل عملية الاتصالات

1- المرسل : Sender

هو الشخص الذي يقوم ببث أو إرسال الرسالة التي هي بمثابة إصدار أوامر معينة لتنفيذ بعض النشاطات أو قد تكون فكرة معينة يراد نقلها عبر قناة الاتصال وعمله هذا يمثل المرحلة الأولى في عملية الاتصال، وقد أفاد عدد من الباحثين بأن مصادر الاتصال الموثوق بها لها قدرة واضحة في التأثير على سلوك العاملين أكثر من المصادر غير الموثوق بها، وفي الغالب تفسر محتويات الرسالة تبعاً لمصدرها ومدى الثقة بذلك المصدر، كما تتأثر عملية الاتصال برمتها بالمرسل وشخصيته وأسلوبه الإداري في التعامل وفي طبيعة الاتصالات.

2- صياغة الرسالة ( ترميز الرسالة) :Encoding

تمثل هذه العملية وضع محتويات الرسالة بشكل يسهل فهمها من قبل مستلم الرسالة، ويتم ذلك عن طريق استخدام اللغة أو الرموز التي يكون متفق عليها من قبل الطرفان، وتعتبر عملية الصياغة الخطوة الرئيسية في تحقيق أهداف الاتصال الفعال، ويكمن نجاح هذه العملية في كيفية صياغة المرسل للرسالة، وإمكانيات المرسل إليه في استقبال وتحليل الرسالة، ودرجة الثقة المتبادلة بين الطرفين وكذلك الخلفية العلمية بين كل من المرسل والمرسل إليه.

3- الرسالة :Massage

هناك نوعان من الرسائل، إما مكتوبة (Written) وتمثل التعليمات أو المفاهيم والأفكار مصاغة على شكل لغة مكتوبة يتم قراءتها، شفوية (Verbal حيث تعبر الرسالة عن مشاعر وأفكار غير مكتوبة وتتأثر بطبيعة الصوت والنبرة وتغير معالم الوجه.

4- وسيلة الإرسال Communication Medium

تمثل هذه المرحلة الواسطة أو القناة التي يتم اعتمادها في إيصال الرسالة للمستقبل. فقد تكون وسيلة الاتصال عن طريق المواجهة Face To - Face) أو بواسطة الهاتف، أو ورشات العمل . كما تشمل وسيلة الإرسال أسلوب الكتابة والتقارير الفنية أو المناقشة بين الأفراد أو الجماعات.

5- ترجمة الرسالة :Decoding

يتطلب استلام الرسالة فك الرموز من المستقبل كي تعطي المعنى المطلوب وتعتمد ترجمة الرسالة على مدى استيعاب المستلم للرسالة وخلفيته العملية عن الموضوع، وقابليته لإدراك المعاني والمفاهيم الواردة بها. إن أي خطأ في تحليل وتفسير محتويات الرسالة من قبل المستلم يؤدي إلى سوء فهم الرسالة وبالتالي عدم تطبيق التعليمات أو المضمون بالشكل المطلوب.

6- مستقبل الرسالة (المستلم) :Receiver

ويمثل الشخص الذي يقوم باستقبال الرسالة، وقد يكون المستقبل مرسلاً (Sender) إذا قام بنفسه بإرسال الرد أو الجواب على الرسالة، وتعد الخلفية العلمية لكل من المرسل والمستقبل ذات تأثير كبير في الاستيعاب المطلوب.

7- التغذية العكسية Feedback

إن مراحل عملية الاتصالات لا تنتهي بانتهاء استلام الرسالة من طرف المستقبل ولكن يجب على المرسل أن يتأكد بأن الرسالة تم فهمها بالشكل المطلوب من طرف المستقبل، وتشكل عملية التغذية العكسية تأكيداً دقيقاً على فهم مدلولات الرسالة.

8- التشويش على عملية الاتصالات Noise

تؤثر على عملية الاتصالات عوامل شخصية ومؤثرات بيئية في كفاءة إدراك وفهم الرسالة بشكل صحيح وواضح، فقد تكون المؤثرات البيئية مثل أصوات الآلات الموجودة في موقع العمل مما يؤدي إلى صعوبة الفهم وفك الرموز.

وهناك عوامل شخصية تتمثل في شخصية المرسل والمستقبل وإدراكهما وخلفيتهما العلمية عن طبيعة العمل الذي يقومان به.