Organizational Structure

1- مفهوم الهيكل التنظيمي:Organizational Structure Definition

اختلف الباحثون والمتخصصون في نظريات الإدارة بشأن مفهوم الهيكل التنظيمي وذلك اعتماداً على المبادئ الأساسية التي يعتمدون عليها في تحديد طبيعة العلاقات السائدة في الشركة أو المؤسسة. اعتبر الكلاسيكيون الهيكل التنظيمي على أنه الإطار أو البناء الذي يحدد العلاقات القائمة في المؤسسة وأنشطتها عمودياً وأفقياً، لهذا فإن المدرسة الكلاسيكية تعتبر أن الهيكل التنظيمي هو الوسيلة الأساسية لتجميع النشاطات أو الفعاليات وتحديد العلاقات الوظيفية بين المستويات الإدارية المختلفة.

لقد واجه الكلاسيكيون أو التقليديون في ضوء هذا المفهوم النقد من قبل السلوكيين الذين أشاروا إلى إهمال الجانب الإنساني في تحديد مفهوم الهيكل التنظيمي. وكما هو معرفو أن السلوكيين أكدوا على أهمية العنصر البشري وتأثير السلوك الفردي والجماعي على حد سواء في تحقيق المؤسسة لأهدافها، فقد أكدت المدرسة السلوكية على أهمية التنظيم الرسمي وغير الرسمي في تأطير العلاقات السائدة في المنظمة. كما أكدت على حقيقة أساسية تجاهلها التقليديون وهي أن المؤسسة عبارة عن كيان حركي قائم على طبيعة العلاقات بين الأفراد والجماعات. أكد العديد من الباحثين أن الهيكل التنظيمي للمؤسسة هو عبارة عن نظام فرعي يضم أنظمة فرعية متكاملة ومتفاعلة مع البيئة الخارجية للمؤسسة أو المنظمة على اعتبار أن المنظمة تعمل في نظام مفتوح لهذا فإن الهيكل التنظيمي للمؤسسة حسب نظرية النظام المفتوح يتصف بالنمو والتغير المستمر، ولهذا يجب إعادة دراسة الهياكل التنظيمية للمؤسسات بين فترة وأخرى كي تبقى متفاعلة ومتكيفة مع البيئة المحيطة، وفي ضوء ذلك يمكن القول بأن الهيكل التنظيمي للمؤسسة هو عبارة عن الإطار الذي يحدد الإدارات الداخلية ويبين التقسيمات التنظيمية والوحدات التي تقوم بالأعمال التي يتطلبها تحقيق أهداف المؤسسة، كما أنه يحدد خطوط السلطة ومواقع اتخاذ وتنفيذ القرارات الإدارية، ولا يوجد هناك هيكل تنظيمي مثالي يمكن تطبيقه لأية منظمة أو مؤسسة، لأن الهيكل التنظيمي يعتمد على أهداف المنظمة وطبيعة عملها وظروفها المحلية.

2- تصميم الهيكل التنظيمي: Organizational Structure Design

لقد اتفق العديد من الباحثين على حقيقة أساسية مفادها أنه ليس هناك هيكل تنظيمي مثالي يصلح للتطبيق في مختلف المؤسسات وفي كل الأوقات، ولكل المستويات، فأي اختلاف في طبيعة الأعمال السائدة في المؤسسة أو الشركة أو في طبيعة الظروف البيئية أو الأهداف المرجو تحقيقها يدؤي بشكل أو بآخر إلى خلق جوانب الاختلاف في طبيعة الهيكل التنظيمي وتصحيحه، وهناك مجموعة من العوامل التي تؤثر على اختيار الهيكل التنظيمي المناسب لأية شركة، ومن بين هذه العوامل: حجم الشركة أو المؤسسة ، ومدة حياتها، ومكان عملها، ودرجة التخصص اللازمة لها والقدرات الإنسانية التي تحتاجها، ونوعية التكنولوجيا التي يتم استخدامها، والظروف البيئية المحيطة بالشركة.

لا شك أن حجم المؤسسة يؤثر بشكل أساسي على إعداد الإدارات والمستويات الإدارية والتخصصات، وكذلك على نوعية وعدد الأقسام اللازمة، بالإضافة إلى مدة حياة المؤسسة فإنه يلعب دوراً مهماً في التأثير على الهيكل التنظيمي. فمثلاً: الهيكل التنظيمي للمؤسسات الثابتة Permanent Organization كالمصانع الإنتاجية يختلف عن الشركات والمشروعات الإنشائية التي تعتبر منظمات مؤقتة ,(Temporary Organization) لهذا فإن الهيكل التنظيمي للمشروعات الإنشائية يتطلب مرونة أكثر من الهياكل التنظيمية للمنظمات الدائمة أو الثابتة وذلك لتناسب طبيعة التغيرات التي تطرأ على العمل أثناء التنفيذ.

كما أن مكان عمل المؤسسة يؤثر على نوعية الهيكل التنظيمي. فالمؤسسة التي تعمل في مكان واحد ونشاطها مركز في بقعة جغرافية محددة تحتاج إلى هيكل تنظيمي يختلف عن المؤسسة التي لها نشاط واسع في عدة مناطق محلية أو دولية مما يحتاج إلى تنسيق وتفويض في العديد من المجالات التي تعمل بها الشركة ويتأثر الهيكل التنظيمي للمؤسسة بدرجة التخصص المطلوبة، فكلما كان التخصص دقيقاً كلما كان الهيكل التنظيمي بسيطاً، وإذا تنوع التخصص تزداد تقسيمات وحجم الهيكل التنظيمي.

كما تؤثر نوعية وكمية القوى البشرية على طبيعة الهيكل التنظيمي، فكلما كانت نوعية وكمية القوى البشرية صغيرة كلما كان الهيكل التنظيمي بسيطاً ومركزاً، بينما يتطلب ازدياد نوعية وعدد القدرات البشرية هيكلية تنظيمية أكثر تعقيداً حتى يتم تنظيم وتحديد العلاقات وطبيعة الاتصالات بين الأقسام والإدارات. وتلعب طبيعة التكنولوجيا المستخدمة دوراً مهماً في اختيار الهيكل التنظيمي للمؤسسات والشركات، ومن العوامل المهمة التي تؤثر على الهيكل التنظيمي نوعية البيئة التي تعمل بها المؤسسة من حيث الاستقرار والعوامل الخارجية المؤثرة.

2-1 خطوات تصميم الهيكل التنظيمي:

1- تحديد الأهداف (Aims) الأساسية للمؤسسة أو المنظمة وكذلك أهدافها الفرعية والثانوية لأن تحديد الأهداف يسهم بشكل مباشر في تحديد احتياجات المؤسسة وبالتالي يساعد على تحديد طبيعة الهيكل التنظيمي وطريقة تصميمه.

2- تحديد الأعمال أو النشاطات (Activities) المطلوبة لتحقيق الأهداف الكلية للمؤسسة ؛ لأن تحديد هذه الأعمال يساهم في وضع الخطط التي تشمل السياسات والبرامج المتعلقة بها.

3- تجميع الأعمال والنشاطات الوظيفية المتشابهة في أقسام أو إدارات ومن ثم إسناد إدارة كل منها إلى رئيس أو مدير مسئول إلى جانب تخويله الصلاحيات اللازمة لإنجاز أعماله بمهارة وكفاءة عالية، ويجب عدم تداخل الصلاحيات والمسؤوليات بين الإدارات التي قد تؤدي إلى إضعاف الهيكل التنظيمي.

4- تحديد الوصف الوظيفي بشكل كامل مع الأعمال والأنشطة تحديد جميع بصورة واضحة ودقيقة، وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات والعلاقات ومؤهلات شاغر الوظيفة.

5- تحديد علاقات العمل الوظيفية بين مختلف الأقسام والإدارات مع تحديد طرق وخطوط الاتصالات بينهم وخلق الظروف المناسبة لتحقيق التعاون بين الأفراد والجماعات في المؤسسة وتنسيق الجهود لتجنب التضارب بين الأعمال.

6- تحديد المستويات الإدارية مع الأخذ في الاعتبار نطاق الإشراف (Span of Control) بمعناه المرن الذي يتفاعل مع طبيعة الأعمال ونوعية التخصص وبناءً على ذلك يتم تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل قسم أو إدارة في الهيكل التنظيمي.

2-2 خصائص الهيكل التنظيمي الجيد:

وحتى يحقق الهيكل التنظيمي للمؤسسة أو المنظمة الكفاءة والفاعلية في تنفيذ متطلبات العمل الإداري، يجب أن يحتوي على السمات التالية:

أ- التوازن Balance

يشتمل مبدأ التوازن في الهيكل التنظيمي على تحقيق العلاقات المتوازنة بين الصلاحيات والمسؤوليات التي تمنح للفرد، وكذلك التوازن في نطاق الإشراف وخطوط الاتصال الوظيفية، وكذلك اعتماد مبدأ وحدة الأوامر الصادرة من المستويات الإدارية المختلفة.

ب المرونة :Flexibility

يقصد بالمرونة قابلية الهيكل التنظيمي المراد تصميمه على تقبل التعديلات التنظيمية المستمرة وذلك حسب التغيرات الداخلية والخارجية التي يتطلبها البناء التنظيمي الذي يعطي كفاءة عالية ودقة في العمل.

ج الاستمرارية Continuity:

تشير الاستمرارية إلى ضرورة اعتماد الأسس العلمية في بناء الهياكل التنظيمية مع تحري الدقة في تشخيص الواقع إلى جانب استطلاع التغيرات التي قد تحدث في المستقبل بدون أن يتعرض الهيكل التنظيمي إلى تغييرات جوهرية متكررة من شأنها إرباكه مما يؤثر على سير العمل الإداري بشكل مباشر.