Productivity Planning

لا شك أن التخطيط المسبق لمراحل الإنتاج يعتبر ذا أهمية خاصة، وذلك لمتابعـة العمل أثناء التنفيذ ومقارنة الفاعلية التي حققت عمليا بما هو مخطط في السابق.

فإن كان لابد من إجراء عملية التحكم والمراقبة بطريقة صحيحة فيجب أن يكون برنامج العمل واقعياً وشاملاً، وأن تكون طريقة قياس العمـل أثناء التنفيذ في منتهى الدقة حتى تكون عملية المقارنة صحيحة.

إن من بديهيات العمل الناجح لأي مشروع وضع برامج تحدد البداية المقترحة للعمل وتاريخ نهاية العمل، ولكن مثل هذا البرنامج لا يقـدم أية مساعدة لإدارة المشروع من ناحية التحكم ومراقبة العمل اليومي، إذا كان هناك حاجة فعلية لمراقبة ومتابعة تقدم العمل في المشروع فيجب أن يكون البرنامج الزمني للمشروع شاملا لكافة الأنشطة مع تحديد اسم النشاط والزمن الابتدائي والنهائي للنشاط حتى يمكن التحكم في زمن المشروع الكلي ومحاولة تقصيره. وهناك عدة أنـواع مـن المشاريع منهـا مـا يعرف بالمشاريع القصيرة، أو المشاريع المتوسطة، أو المشاريع الطويلة، فبالنسبة لتخطيط وإعداد البرامج الزمنية للمشاريع الطويلة يمكن تقسيمها إلى عدة مراحل كي تسهل عملية التخطيط والمراقبة.

هناك عدة طرق لتخطيط وعرض البرامج الزمنية للمشروع، منها ما هو بسيط، ومنها ما هو أكثر تعقيداً، ومن أبسط أنواع التخطيط ما يعرف بنظام Gantt Bar Chart, وهو يتمثل في محور أفقي يدل على زمن بداية ونهاية كل نشاط، ومحور رأسي يمثل أسماء هذه النشاطات، ولهذا النظام عدة مميزات تميزه عن النظم الأخرى، وأهمها سهولة فهمه لكافة العاملين بالمشروع، كما أنه لا يحتاج إلى مجهـود كبير من حيث إعداده، كما أن هذا النظام يمكن تعديله ليشتمل على تذكير بطلـب مواد بناء أو آلات معينة، كما أنه يساعد على مراقبة ومتابعة أعمال المقاولات مـن الباطن إن وجد، ومن مزايا هذا النظام أنه يوضح الزمن المخطط لكل نشاط، وكذلك مدى تقدم العمل والأنشطة التي تم تنفيذها.

أما النوع الآخر الذي يستخدم في طرق التخطيط للمشاريع وخاصة الكبيرة منها فيسمى بالتحليل الشبكي أو طريقة المسار الحرج . Cpm ويمتاز هذا النظام بتوضيح التداخلات بين الأنشطة، كما يبين الأنشطة الحرجة التي تعتمد عليهـا عـدة نشاطات. كما يبين أطـول مسار زمنـي يحـدد إمكانية انتهاء المشروع، وغالباً ما يستخدم الحاسب الآلي كعامل مساعد في تصميم التحليل الشكلي وخاصـة في المشاريع الضخمة.

ومن المفضل أن يتم إعداد جداول الموارد التي يحتاجها موقع العمـل مثـل الموارد البشرية والمادية ومواد البناء متوازيـة مـع الجدول الزمني للأنشطة لمعرفة احتياج كل عملية قبل البدء في تنفيذها، كما يمكن معرفة التكاليف الحقيقيـة لكـل مرحلة من مراحل البناء. ومن المهم جداً أن يلاحظ أن أي مخطط لا يحتـوي عـلى جداول احتياجات موقع العمل من الموارد لا يمكن اعتبار هذا المخطط ذا فعالية من ناحية متابعة ومراقبة العمل في الموقع والتحكم في التكاليف. إن الزمن في حد ذاتـه لا يمكن أن يمثل التكاليف وإن أي نشاط أو عمليـة ضـمن المشروع الكلي يمكن أن يتم تنفيذها بسرعة أكثر إذا تم مضاعفة الموارد اللازمة، ولكن التكاليف تزداد في هذه الحالة، وقد ينخفض مستوى الجودة.

والتخطيط الناجح هو الذي يعتمد على رسم النشاطات أو العمليات حسب التسلسل المنطقي لكل عملية مع توافق توفر الموارد اللازمـة لكـل نشـاط، وكذلك تحديد الأنشطة البديلة التي يمكن تنفيذها في حالة عدم توفر موارد معينة لبعض الأنشطة، ويفضل أن يقوم مدير المشروع بتخطيط برامج زمنية ذات مدى قصير وأخرى ذات مدى متوسط لتحليـل تسلسل العمليات عند الموقع بشكل واضح، وسهولة توزيع الموارد البشرية على العمليات المختلفـة داخـل المشروع، إن تحقيـق معدل الإنتاج المثالي يتم عندما يقوم العاملين بتنفيذ النشاط أو العملية كاملة قبـل أن ينتقلوا إلى تنفيذ نشاط آخر حيث لا يوجد وقت ضائع في هذه الطريقة.

من المهم جدا أن يراعي مدير المشروع العمليات المتكررة في موقع العمـل للاستفادة منها وتوظيف فرق عمل مدربة لتنفيذ هذه الأعمال، وأمثال ذلك أعـمال المباني بالطوب، وأعمال المياه والصرف، وأعمال الشدات الخشبية. لقد أثبتت العديد من الأبحاث أن الاهتمام بتخطيط وتنفيذ الأعمال المكررة في المشروع يعمـل عـلى توفير الوقت المناسب، كما يعزز هذه الاجتماعات إحساس المشرفين بالاهتمام من قبل إدارة المشروع والمتابعة. كما تحاول هذه الاجتماعات حل المشاكل التي قد تطرأ في العمل سواء أكانت فنية أم شخصية، إن الإشراف والمتابعة المباشرة يساعد على التعرف على مستوى الإنتاج الذي يتحقق بواسطة الأيدي العاملة مع الأخذ في الاعتبار إعداد الأيدي العاملة، والخبرة التي يتمتعون بها والحوافز المتوفرة.

هذه المعلومات قد تشكل الأساس في عملية تقييم وتطوير مجموعات العمل في المشروع من حيث اتخاذ قرار بزيادة عدد العاملين أو نقـل بعضهم إلى عمليات أخرى كما تعمل هذه المعلومات على إعادة تقييم البرنامج الزمني للمشروع وقـد يطرأ على المشروع في بعض الأحيان بعض التغييرات في العقـد سـواء بإضافة بعض الأجزاء بناء على طلب المالك أو بإجراء بعض التعديلات على التصميم. فهذه التعديلات قد تسبب بعض المشاكل في التنفيذ وخاصة في العمليات المتداخلة، ولكـن يمكن التغلب عليها بالمتابعة المستمرة والحصول على معلومات تفصيلية عن العمل اليومي لإجراء التعديلات اللازمة على البرامج الزمنية للمشروع.

إن إجراء عمليات التقييم الدقيقة والإشراف الجيد يعتمد على مدى كفاءة وفاعلية مدير المشروع الذي يجب أن يعمل على تحقيق أهداف شركته من حيث الحصول على الربح المطلوب في أقصر وقت ممكن ضمن إمكانيات الموارد المتوفرة الديه، إن القرارات المتعلقة بالتخطيط وأساليب التنفيذ والتنظيم داخل المشروع يجب أن تتخذ مسبقاً، ولكن قد يحدث وأن تتخذ بعض القرارات خلال العمل، وهذه يمكن اعتبارها استثناءات وليس القاعدة. إن إعداد البرامج الزمنية للمشروع يجب أن تكون تحت إشراف مدير المشروع ولا يجب أن تملى عليه من مهندس تخطيط خارج المشروع، لأن مدير المشروع هو الذي يجب أن يتحمل المسؤولية كاملة عن إدارة وتنفيذ المشروع.