مراجعة تحديثات الجدولة الزمنية للمشروع والمصادقة عليها

إن مراجعة وتصديق تحديثات الجدولة الزمنية المقدمة من قبل المقاول تتبع نفس العملية التي خضعت لها مراجعة وتصـديق الجدولة الزمنية التخطيطية. إلا أن المدقق يجب أن يأخـذ بالاعتبار عنصـرين إضافيين عند مراجعة تحديثات الجدولة الزمنية ، وهما التحقق من البيانات الفعلية ، وتحديد وتقييم التغييرات التي طرأت على الجدولة الزمنية ضمن التحديثات ، بعـد فـهـم متطلبات العقـد لتحـديث الجدولة الزمنية.

1.2. فهم متطلبات العقد

قبل البدء بمراجعة تحديثات الجدولة الزمنية المقدمة من قبل المقاول ، يجب أن يتمتع المدقق بفهـم شـامل لوثائق العقد ومتطلباته اللازمة لتحديث الجدولة الزمنية.

1.1.2. متطلبات "JCT"

1. العقود "(Joint Contract Tribunal (JCT"

تأسست عقود JCT في عام 1931 وأصدرت على مدى 79 عاماً صيغ قياسية من العقود، وخطوط التوجيه ، ووثائق أخرى قياسية لاستخدامها في صناعة الإنشاء. في عام 1998 أصبحت هذه العقود عبارة عن شركة محدودة الضمان. وأصبحت الشركة مسؤولة عن إصدار مجموعة من وثائق العقود وتشغيل مجلس JCT. ومن أنواع الصيغ العقدية التي قامت الشركة بإصدارها :

صيغة عقود المشاريع الكبيرة.      "JCT-MP ) Major Project Form)"

صيغة عقود المشاريع المتوسطة.  "JCT-I ) Intermediate Form)"

صيغة عقود الأعمال الصغيرة.     "JCT-MW ) Minor Works Form)"

صيغة عقود إدارة الإنشاء. Management Form"      " Construction (JCT-CM) "

مؤخراً قامت الشركة بإصدار صيغ العقود لعام 2005 والتي تحتوي على مجموعة من العقـود الخاصـة بالمقاولين الرئيسيين، والمقاولين الثانويين ، مع وثائق أخرى يمكن أن تستخدم إلى جانب مجموعات العقود الخاصة.

.2.1.2  متطلبات "NEC"

2. العقود "(New Engineering Contract (NEC"

أطلـق مـعـهـد المهندسين المدنيين "(Institute of Civil Engineers ) ICE عقـود NEC في عام 1993.

أصدر المعهد النسخة الثانية NEC2 في عام 1995 ، والنسخة الثالثة NEC3 في عام 2005. حيث يعتبر الآن الأكثر انتشاراً في المملكة المتحدة من أجل أعمال الهندسة المدنية. تستخدم غالبـاً مـن قبـل المؤسسات الحكومية والسلطات المحلية، كما تستخدم في المشاريع الكبيرة والتوريد، مثل مطار هيثرو في لندن المبنى الخامس.

ورد في عقد الإنشاء والهندسة "NEC" النسخة الثالثة منه في البند الثالث "الزمن" ما يلي :

3 .          الزمن

1.3.        البرنامج

3.1.3.     خلال أسبوعين من تقديم المقاول للبرنامج إلى مدير المشروع مـن أجـل الموافقة عليه ، عندها يتوجب على مدير المشروع الموافقة على البرنامج أو إخبار المقاول عـن أسباب عدم الموافقة ، حيث يمكن أن تكون الأسباب :

• خطة المقاول غير قابلة للتنفيذ.

• لم يظهر المعلومات المطلوبة في العقد.

• لا يمثل خطة المقاول بواقعية.

• لا يتفق مع معلومات العمل.

2.3 .      تنقيح البرنامج

1.2.3.    يجب أن يظهر المقاول في كل برنامج منقح ما يلي :

• تقدم العمل الفعلي المنجز في كل عملية وتأثيره على زمن العمل المتبقي.

• تأثيرات الأحداث التعويضية الموضوعة.

• كيف يخطط المقاول للتعامل مع أي من التأخيرات والعيوب المشار إليها.

• أي تغييرات أخرى اقترحها المقاول في البرنامج الموافق عليه.

2.2.3.     يجب أن يقدم المقاول البرنامج المنقح إلى مدير المشروع للموافقة عليه :

• خلال الفترة الزمنية للرد بعد طلب مدير المشروع.

• إذا اختار المقاول ذلك.

• خلال فترة زمنية ليست أطول من المذكورة في بيانات العقـد مـن تـاريخ البداية حتى الانتهاء من كامل العمل.

3.1.2. الشروط العامة "FIDIC"

كلمـة FIDIC - اختصـار باللغـة الفرنسية للاتحـاد الـعــــالمي للمهندســـــــين الاستشـــاريين "Federation International Des Ingenious Conceals". وهي منظمة غير حكومية ، تأسست في عام 1913 بمشاركة ثلاث دول هي فرنسا وبلجيكا وسويسرا، حيث كان المقـر في بلجيكا. أما الآن فإن المكتب الرئيسي يقع في لوزان ومكتب السكرتاريا في جنيف. أصدرت FIDIC الإصدارات التالية وهي مرتبة زمنياً :

1. " لائحة وثائق العقد " أصدرت في عام 1913.

2. " الشروط التعاقدية لأعمال الهندسة المدنية (الكتاب الأحمـر) " الإصـدار الأول كـان في عـام 1957، ثم جاء الإصدار الثاني في عام 1969، تبعه الإصدار الثالث في عام 1977، وأخيراً جاء الإصدار الرابع في عام 1987، ثم أعيدت طباعته مع بعض التعديلات في عام 1988، وأعيدت طباعته مرة أخرى بإضافة المزيـد مـن التعديلات في عام 1992، ثم تم إلحاقه ببعض البنود المعدلة في عام 1996.

3. " الشروط التعاقدية للأعمال الكهربائية والميكانيكية (الكتاب الأصفر) " الإصدار الأول كان في عام 1963، أما الإصدار الثالث فجاء في عام 1987.

4. " الشروط التعاقدية لنموذج اتفاقية تقديم الخدمات لمالك المشـروع مـن قبـل المهندس الاستشاري (الكتاب الأبيض) " الإصدار الأول كان في عام 1979، أما الإصدار الثالث فجاء في عام 1998.

5. " إجراءات تقديم المناقصات " أصدرت في عام 1982.

6. " اتفاقية المشروع المشترك" الإصدار الأول كان في عام 1992.

7. " اتفاقية تقديم خدمات استشارية بالباطن" الإصدار الأول كان في عام 1992.

8. " اتفاقية المقاولات بالباطن " أصدرت في عام 1994.

9. " الشروط التعاقدية لأعمال التصميم - البناء – تسليم مفتاح باليد (الكتاب البرتقالي)" أصدرت في عام 1995.

10. " الشروط التعاقدية للبناء والأعمال الهندسية المصممة مـن قبـل مـالـك المشروع (الكتاب الأحمر الجديد) " أصدرت في عام 1999،

11. " الشروط التعاقدية للمصانع والتصميم - البناء (الكتاب الأصفر الجديد) " أصدرت في عام 1999.

12. " الصيغة القصيرة للعقود (الكتاب الأخضر) " أصدرت في عام 1999.

13." الشروط التعاقدية لمشاريع EPC تسليم المفتاح باليد (الكتاب الفضي) " أصدرت في عام 1999.

14. " دليل استخدام عقود  FIDIC" أصدرت في عام 1999.

15. " الشروط التعاقدية لنموذج اتفاقية تقديم الخدمات لمالك المشـروع مـن قبـل المهندس الاستشاري (الكتاب الأبيض)" الإصدار الرابع في عام 2006.

2.2. التحقق من التواريخ والبيانات الفعلية

عند تحديث الجدولة الزمنية ، يجب أن يحتفظ المقاول بسجلات لكـل مـن الأنشطة التي بدأت أو انتهت ، أو قيد التنفيذ، خاصة خلال إدخال تواريخ البداية والنهاية الفعلية ، والمدد الزمنية المتبقية الجديدة للأنشطة التي بدأت ولم تنتهي بعد. يجب أن يجد المدقق طريقة لتتبع الأداء الفعلي للأنشطة والتحقـق منـه خـلال فترة التحديث. يجب أن تحتوي تحديثات الجدولة الزمنية على معلومات دقيقة حول الأداء الفعلي للمشروع. من الضروري دائماً ضمان صحة هذه المعلومات الفعلية. فمثلاً ، مقارنة التواريخ الفعلية لتقدم العمل مع التواريخ المبكرة والمتأخرة للخطة كما في الشكل (1)، أو مقارنة التحميل التخطيطي للموارد أو الكلفة مع القيم الفعلية كما في الشكل (2)، والمستخدمة من قبل المقاول لتوقع التدفق المالي الشهري ، أو من قبل مالك المشروع من أجل صرف قيمة الكشوف للمقاول بالاعتماد على التقدم الشهري المذكور في الجدولة الزمنية.

شكل 1 مقارنة بين التواريخ الفعلية لتقدم العمل مع التواريخ المبكرة والمتأخرة للخطة

شكل 2  مقارنة بين التحميل التخطيطي للموارد أو الكلفة مع القيم الفعلية

3.2. تحديد وتقييم التغييرات التي طرأت على الجدولة الزمنية ضمن تحديثاتها

الاختلاف الثاني بين الجدولة الزمنية التخطيطية والفعليـة هـي قـدرة المقاول على تغيير أو تعديل الجدولة الزمنية من خلال إدخال أو حذف الأنشطة ، أو العلاقات المنطقية بينها.

عندما يطرأ تغيير على الجدولة الزمنية، يمكن أن يؤثر على المسار الحرج. من خلال مراجعة تحديثات الجدولة الزمنية ، يجب أن يحدد المدقق جميع التغييرات التي طرأت على التحديثات وتقييم أي منها قد أثر على المسار الحرج أو المسارات القريبة منه. إذا أدخل المقاول بعض التغييرات على الجدولة الزمنية مما أثر على المسار الحرج أو على المسارات القريبة منه أو على نقاط العلام، عندها يجب أن يطلـب المدقق من المقاول تقديم تفسيرات حول أسباب هذه التعديلات وتأثيراتها. والأفضـل هـو الـطـلـب مـن المقاول تقديم تفسيرات حول جميع التغييرات المنطقية.

كما في مراجعة الجدولة الزمنية التخطيطية ، عندما ينتهي المدقق من مراجعتها ، يجب أن يوافق أو يقبل التحديثات. إن هدف المدقق هو الاحتفاظ دائماً بنسخة حالية من الجدولة الزمنية للمشروع التي تُمثل خطة العمل الحالية الدقيقة للمقاول لإنجاز المشروع . تقدم مثل هذه التحديثات أداة إدارة موثوقة يمكـن أن تستخدم لتوقع ووصف وتحديد وحل المشاكل عندما تظهر.