أساليب ممارسة أنشطة العلاقات العامة- 3- التنظيم  

يُعرف (التنظيم) بأنه تحديد الإعمال والمهام الرئيسة للمنظمة وتجميعها في وظائف وأنشطة وإسنادها إلى العاملين مع توضيح اختصاص ومسئولية كل منهم، وتفويضهم السلطات اللازمة التي لمكنهم من القيام بها على ان يتم ذلك بشكل متناسب و متجانس في ظل إطار واضح يؤدي بالنهاية إلى تحقيق الأهداف المقررة(1). وكذلك يعرف (التنظيم) بأنّه الإطار الذي تتحرك بداخله أي مجموعة بشرية نحو هدف محدد ويعبر عن نمط التعاون البشري القائم من اجل تحقيق هدف مشترك)(2).

ويختلف أسلوب تنظيم نشاط العلاقات العامة من مؤسسة إلى أخرى وفقا لطبيعة نشاط المؤسسة، وحجم هذا النشاط، وكذلك حسب نوعية وطبيعة جماهير المؤسسة وحسب حجم إدارة العلاقات العامة نفسها(3).

إذ تقوم الإدارة بتحديد الإعمال والأنشطة التي يلزم القيام بها للوصول إلى الأهداف المقررة، ثم تضع المواصفات والخصائص التي يجب توافرها في الأشخاص الذين يؤدون هذه الأعمال وتحدد كذلك علاقاتهم وتبعيتهم وانسياب العمل بينهم وتضع كل مجموعة من الأعمال المتشابهة المرتبطة ببعضها في وحدة محددة تسمى (القسم) أو (الإدارة) (4).

وتتلخص مبادئ التنظيم فيما يلي: (5)

أ- الهدف: وينبغي إن يكون واضحا وواقعيا كما ينبغي ان تكون الأهداف الفرعية للوحدات الإدارية كافة متناسقة مع الهدف الأساس والرئيس.

ب- تقسيم العمل: وهو تعبير عن مبدأ التخصص، حيث برز التخصص وتقسيم العمل في المؤسسات الحدث على أساس الوسيلة المثلى لتحقيق أعلى كفاءة في أداء العمل.

ج- وحدة الرئاسة: (وحدة القيادة)، معناها البعد عن تمرد الرؤساء الذي يتلقى منهم الموظف.

وبشكل عام فأن هناك ثلاثة طرائق رئيسة لتنظيم نشاط العلاقات العامة في المؤسسات سواء كانت اجتماعية أم اقتصادية أم خدمية، وهي كما يأتي(6):

أ- إنشاء إدارة علاقات عامة متكاملة لها وضعها وكيانها، ولها مسؤول متخصص في (العلاقات العامة) ولها أنشطة مختلفة تقوم بها، ولها هدف ترغب في تحقيقه.

ب- الاستعانة بمكتب خبير كمستشار خارجي للعلاقات العامة وهو قد يكون فردا واحدا او معه مجموعة من المعاونين له وقد يكون شركة او وكالة لـ (علاقات العامة) تقوم بتقديم خدماتها الى المؤسسة، مثل صياغة الخطط او خلق رأي عام او خلق سمعة طيبة عن المؤسسة.

ج- الجمع بين الأسلوبين السابقين، حيث تحاول المؤسسة الحصول على مزايا الطريقتين السابقتين ومحاولة سد النقص في الإدارة الداخلية في بعض المشكلات التي تواجهها أن توفر عن طريق المستشار الخارجي الخبرات النادرة التي تحتاجها لمعالجة موقف معين.

ويختلف الباحثون في أسلوب تنظيم نشاط العلاقات العامة فالبعض يرى انه يضم الأقسام الآتية: (7)

أ- الأسلوب الإعلامي أو الوظيفي (أسلوب الاتصال العام): وهو يعتمد على الوسيلة الإعلامية ويقوم على أساس الإعمال بناء على وسائل الاتصال الجماهيرية التي توجه رسائلها للجمهور العام.

ب- أسلوب الاتصال النوعي وهو يعتمد على توزيع الأعمال والمهام على أساس الجماهير النوعية التي تربطها علاقات معينة مع المنظمة ويقوم على أساس تخصيص الأقسام حسب طبيعة نشاط المنظمة وعلاقتها.

ج- أسلوب الاتصال المزدوج وهو يعتمد عادة على تخصيص أقسام الاتصال بقطاعات الجماهير المؤثرة في السلطة بشكل مباشر، وتخصيص أقسام أخرى تقوم بإنتاج مواد الاتصال الضرورية واللازمة الخدمة الجمهور العام والجماهير النوعية.

ويرى باحث آخر أن تنظيم نشاط العلاقات العامة يتم على ضوء الاعتماد على ثلاث طرائق رئيسة وهي(8):

أ- قسم العلاقات الدولية والإقليمية.

ب- قسم العلاقات المحلية.

ج- قسم العلاقات الداخلية: فيما ترتكز مهام القسمين الأولين على الاتصال بالمؤسسات الإعلامية وإصدار النشرات والإشراف على مطبوعات المؤسسة وتوفير المعلومات الصحافية والتعبير عن توجهات المؤسسة وترتكز مهام القسم الثالث على الأشراف على الخدمات الاجتماعية الترفيهية والفنية والثقافية.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

1- فهمي محمد العدوي مفاهيم جديدة في العلاقات العامة، مصدر سبق ذكره، ص 185.

2- عبد الرزاق الدليمي العلاقات العامة في التطبيق ، مصدر سبق ذكره، ص66.

3- زكي محمود هاشم العلاقات العامة المفاهيم والأسس العلمية، مصدر سبق ذكره، ص80.

4- محمد منير حجاب سحر محمد وهبي المداخل الأساسية للعلاقات العامة مدخل إداري، مصدر سبق ذكره، ص128.

5- إبراهيم عبد الله المسلمى إدارة المؤسسات الصحفية، القاهرة، دار العربي للنشر والتوزيع، 1995 ص62.

6- عبد الرزاق الدليمي، العلاقات العامة في التطبيق مصدر سبق ذكره، ص 61.

7- محمد جودة ناصر ، الدعاية والإعلان والعلاقات العامة، مصدر سبق ذكره، ص 219.

8- سعادة راغب الخطيب، مدخل للعلاقات العامة، مصدر سبق ذكره، ص 42.