3- المفاهيم المختلفة لمكونات الإدارة : 

1- النشاط : 

يمكن تعريفه بأنه جهد يبذله الإنسان لتحقيق هدف. ويمكن تقسيمه إلى عدة أقسام. شكل رقم (2). 

أ- نشاط إنساني: وهو كل ما يقوم به الانسان من عمل كالنوم. والمشي والطعام، والشراب وغير ذلك.

ب- نشاط انتاجي: وهو كل نشاط انساني يحقق قيمة مضافة ينتفع بها الانسان نفسه كقيامه بالطهي لإعداد الطعام له ولأسرته ، او قيامه بإعداد كسوته او مسكنه.

ت- نشاط اقتصادي: وهو كل نشاط انتاجي يكون الهدف منه هو التبادل وليس مجرد الاستهلاك الشخصي .  

٢- الموارد المتاحة :        

لا شك أن الإدارة تملك مجموعة من الموارد البشرية والمادية على اختلاف أنواعها، وقد تعاني هذه الموارد من نقص، أو ضعف أو قصور، إلا أن الإدارة الواعية هي  التي تدرك ما لديها من موارد وتعمل على حسن استغلالها وتوجيهها الوجهة   الصحيحة دون إسراف أو تبذير، وتعمل في نفس الوقت على استكمال جوانب الضعف أو القصور في ضوء خطة محددة . 

٣- الظروف المحيطة : 

لاشك أن الإدارة تعمل في بيئة محيطة ذات عناصر متعددة ، سياسية واقتصادية واجتماعية وقانونية وتكنولوجية ، وهذه العناصر تمثل للمنشأة إما فرصة تسعى لاقتناصها أو تهديدات تسعى للتغلب عليها أو تجنبها . والإدارة الفعالة يكون لديها إطار علمي دائم لتحليل هذه الظروف والتنبؤ بالفرص قبل حدوثها والاستعداد لحسن استغلالها ، ومعرفة القيود أو التهديدات وكيفية مواجهتها .  

4- الكفاءة والفعالية :  

- الكفاءة : Do things right

وتعني القدرة على الأداء الصحيح والسليم للعمل ، وذلك بالحصول على أفضل ناتج بأقل تكلفة ، أو بمعنى آخر الحصول على أعلى إنتاجية من الموارد المستخدمة سواءً كانت هذه الموارد (المدخلات أو التكاليف) مادية، أو بشرية، أو وقتاً، أو مالاً . ولذلك يقال : أن المدير الكفء هو ذلك المدير الذي يتمكن من خفض تكاليف الموارد المستخدمة للإنتاج .

- الفعالية : Do right things

وتعني القدرة على اختيار الأهداف الصحيحة وتحقيقها، فالمدير الذي يضع أهداف غير مناسبة أو غير صحيحة يعتبر مديراً غير فعال، وكذلك المدير الذي يضع أهدافاً صحيحة ومناسبة ولكنه لا يعمل على تحقيقها يعتبر أيضاً غير فعال.       

وإذا نظرنا إلى الكفاءة والفعالية معاً فإن الإدارة تسعى لتحقيق كلتيهما ، أي تحقيق الأهداف الصحيحة بأقل تكلفة ( وقت وجهد ومال ). 

وهناك مزيج من العلاقة بين الكفاءة والفعالية يختلف وفقاً لظروف كل منشأة ، ويمكن توضيح ذلك في الشكل التالي رقم (۳).